De kern van elke organisatie bestaat uit processen. Of het nu gaat om de onboarding van een nieuwe medewerker, het verwerven van orders of de kwaliteitscontrole van het eindproduct.
Maar stel je nu voor dat je collega’s vraagt deze processen te visualiseren. Hoe ziet dat er dan uit? Is dat dan een vaag geheel van door elkaar lopende lijnen, of is het een strakke blauwdruk waarin geen ruimte is voor verschillende interpretaties?
Dat is waar “process mapping” - het in kaart brengen van processen - om de hoek komt kijken: een waardevol hulpmiddel dat helpt bij het analyseren, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen.
Comm'ant is een effectieve procesmodelleertool die organisaties ondersteunt bij het in kaart brengen en gestructureerd visualiseren van hun processen. In deze blog duiken we dieper in het concept van process mapping, bespreken we het verschil tussen process mapping en procesmodellering, en geven we praktische tips voor het toepassen van process mapping met behulp van Comm'ant.
Wat is process mapping (en wat is het niet)?
Process mapping is een techniek die wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te visualiseren en te analyseren. Het doel van process mapping is om inzicht te krijgen in de sequentie van activiteiten, de volgordelijkheid, en de onderlinge relatie tussen de verschillende processtappen. Door bedrijfsprocessen in kaart te brengen, identificeer je inefficiënties, pak je knelpunten aan en verbeter je processen.
Met process mapping breng je een proces in kaart door het te visualiseren. Het is vaak gericht op creativiteit en storytelling, met behulp van tekentools, symbolen en pijlen om het verhaal van een proces te vertellen. Voorbeelden hiervan zijn het uittekenen van een proces op een A4’tje of op een Powerpoint slide.
Process mapping is een mooie eerste stap om inzicht te krijgen in je processen, maar hier stopt het niet. Als je je proces alleen visualiseert, en niet verder uitwerkt, ontstaan er verschillende interpretaties en misinterpretaties, wat leidt tot onduidelijkheid en inconsistentie in de uitvoering van processen.
Nauw verwant aan process mapping ligt dan ook procesmodellering. Goede kans dat je deze begrippen door elkaar gebruikt. Toch is het niet helemaal hetzelfde.
Procesmodellering, zoals toegepast met Comm'ant, richt zich op business process (re)engineering en het nauwkeurig vastleggen van de connecties tussen processtappen. Het doel is om een gestructureerd en gedetailleerd beeld te krijgen van de processen, waarbij met name aandacht wordt besteed aan input en output.
Je legt daarbij voor elke kritieke output een of meer van de 6 beheersaspecten vast, zoals rollen, taken, prestatie-indicatoren en werkinstructies. Door de focus op nauwkeurigheid en duidelijkheid kunnen organisaties fouten en misverstanden in hun processen minimaliseren.
Als je een proces in kaart wilt brengen start je dus eerst met een abstracte visualisatie, process mapping, om vervolgens de details uit te werken door middel van procesmodellering. Procesmodellering gaat dus een stap verder dan process mapping, en is essentieel voor een geslaagd proces.
Meer weten over het verschil tussen tekenen en modelleren? Download dan onze factsheet:
Breng je processen grondig in kaart op 3 levels:
#1 The Big Picture – strategisch overzicht (Process Strategy Canvas)
Voordat je begint met het in kaart brengen van je processen, is het cruciaal om eerst een strategisch overzicht te creëren. Dit overzicht, of "The Big Picture", is je routekaart naar effectieve process mapping en procesmodellering. En hier komt het Process Strategy Canvas om de hoek kijken.
Het Process Strategy Canvas is de eerste (high-level) stap voor het creëren van een gedetailleerd overzicht van je organisatie vanuit een procesperspectief. Dit canvas focust op drie kernelementen: Stakeholders, Deliverables en Processen. Het mooie van dit canvas is dat het begint met het einde in gedachten - wie zijn je stakeholders, wat lever je aan hen, en welke processen heb je nodig om dit te bereiken.
Laten we naar elk van de Process Strategy Canvas elementen kijken:
A. Stakeholders
Stakeholders zijn de belanghebbenden binnen en buiten je organisatie. Zij zijn degenen die waarde hechten aan de producten, diensten en rapportages die jouw organisatie levert. Het zijn je klanten, je werknemers, je leveranciers, en iedereen die op de een of andere manier betrokken is bij jouw organisatie.
De vraag die je jezelf hier moet stellen is: "Wie zijn onze stakeholders?”
Om je antwoorden te valideren kan je jezelf als vervolgvraag stellen: “Als dit een stakeholder is, wat krijgen ze dan van ons?”
B. Deliverables
Deliverables zijn de zaken, producten, diensten of rapportages die je aan je stakeholders levert. Het zijn de tastbare resultaten van je werk.
Hier moet je jezelf afvragen: "Wat leveren we aan onze stakeholders dat ze waarderen, en wat leveren we misschien slechts als bijzaak?"
De validatievraag hier is: "Als we dit aan de stakeholder leveren, wat krijgen we daar dan voor terug? Wat als we zouden stoppen met het leveren van deze zaken, zou onze organisatie dan ophouden te bestaan?"
C. Processen
Processen zijn de mechanismen waarmee je je deliverables realiseert. Het zijn de afspraken en de organisatorische en fysieke inrichting die mensen, middelen, en informatie combineren tot een dynamisch verbonden geheel.
De vraag die je hier moet beantwoorden is: "Welke bedrijfsprocessen heb ik nodig om de zaken, producten, diensten, rapportages te realiseren?"
Het Process Strategy Canvas helpt je bij het visualiseren en begrijpen van deze drie kernelementen en hun onderlinge relaties. Het doel is om een helder en gedetailleerd beeld te krijgen van je organisatie en de doelen, stakeholders en natuurlijk: de belangrijkste processen.
Wil je aan de slag met het Process Strategy Canvas? Download dan onze gratis template:
2. The Process Chain – tactische keten (Process Model Canvas)
Nu dat we het strategische overzicht - The Big Picture - hebben verkend met het Process Strategy Canvas, is het tijd om de tactische laag van procesmanagement te betreden. Hier komt het Process Model Canvas (PMC) van pas. Dit krachtige hulpmiddel legt de tactische keten vast en helpt bij het organiseren en stroomlijnen van de processen binnen je organisatie.
Het PMC is een gestructureerde manier om je processen in kaart te brengen. Het stelt je in staat om te begrijpen hoe processen zich ontwikkelen en hoe ze met elkaar in relatie staan. Het visualiseert hoe activiteiten en taken van proces tot proces stromen, waarbij het een verhaal vertelt over hoe waarde wordt gecreëerd en geleverd aan je stakeholders.
Het PMC helpt je om de details van je processen te identificeren en vast te leggen, van het begin tot het eind.
Dus, hoe werkt het PMC?
Voor elk proces dat je in je Process Strategy Canvas hebt geïdentificeerd kan je een losse Process Model Canvas uitwerken. Goed om te weten is dat de uitvoering van het proces van links naar rechts plaatsvindt, maar…
Je gaat het proces ontwerpen van rechts naar links, startend bij de “blije klant”!
Wat zijn de stappen voor het uitwerken van het Process Model Canvas?
Stap 1: Start met de blije klant
Het eerste wat je moet doen bij het uitwerken van je PMC is beginnen met de blije klant. Dit kan zowel een interne als externe klant zijn. Wie is je klant en wat maakt hen blij? Door de klant centraal te stellen in je procesmodellering, zorg je ervoor dat je processen zijn afgestemd op het leveren van de best mogelijke waarde aan je klanten.
Stap 2: Verzamel de belangrijkste informatieoverdrachten
Vervolgens identificeer je de belangrijkste informatieoverdrachten die plaatsvinden in je processen. Deze overdrachten vormen de verbindingen tussen je verschillende processen. Ze kunnen bestaan uit het delen van documenten, het verstrekken van gegevens, of elke andere vorm van communicatie die nodig is om je processen soepel te laten verlopen.
Stap 3: Wat zijn de belangrijkste (deel)processen in de keten?
Nu je de belangrijkste informatieoverdrachten hebt geïdentificeerd, is het tijd om de belangrijkste (deel)processen in de keten te bepalen. Elk bedrijfsproces bestaat uit verschillende kleinere processen die samenwerken om een specifieke taak te volbrengen. Deze deelprocessen zijn de bouwstenen van je algemene bedrijfsprocessen. Door deze in kaart te brengen, krijg je een beter inzicht in hoe je bedrijf functioneert en waar er mogelijk ruimte is voor verbetering.
Stap 4: Valideer het “waarom”
De laatste stap in het invullen van je PMC is het valideren van het 'waarom' van elk proces en het uitbreiden van je model met de beheersaspecten. Het is essentieel om te begrijpen waarom elk proces plaatsvindt en hoe het bijdraagt aan de bredere doelen van je organisatie.
Het gebruik van het Process Model Canvas helpt je om een dieper inzicht te krijgen in de manier waarop je bedrijf functioneert en hoe je processen bijdragen aan het bereiken van je strategische doelen. Door de klant centraal te stellen en een tactische blik te werpen op je processen, ben je beter in staat om je processen te beheren en te verbeteren, wat uiteindelijk leidt tot een blije klant.
We hebben eerder een uitgebreid artikel gewijd aan praktische tips om het Process Model Canvas uit te werken. Lees dit gerust door als je je verder wilt verdiepen in het Process Model Canvas.
Wil je aan de slag met het Process Model Canvas? Download dan onze gratis template:
3. The Process – operationeel proces(managementsysteem)
Nu we de strategische en tactische lagen van procesmanagement hebben verkend met het Process Strategy Canvas en het Process Model Canvas, is het tijd om de operationele laag aan te pakken. Hierbij werk je voor elke proces, activiteit of output de 6 beheersaspecten uit:
- ICT Systemen
- Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Prestatie-indicatoren
- Risico’s en beheersmaatregelen
- Normen en eisen
- Werkinstructies en checklist
Alles staat op papier - what’s next?
Dan rest alleen nog de vraag: hoe zorg je ervoor dat de ideeën in de praktijk worden uitgevoerd?
Een vraag die in de kern eenvoudig lijkt, maar in de praktijk niet altijd zo eenvoudig blijkt. Vaak start het uitdenken van een proces met veel goede moed, maar de informatie gaat vervolgens verloren. Het wordt onvoldoende gecommuniceerd en medewerkers zijn niet in staat om met 1 druk op de knop hun werkinstructies te vinden.
Om die reden is het essentieel om een goed werkend managementsysteem op zetten. Dit is het systeem dat alle draden bij elkaar trekt. In dit systeem komen processen, rollen en verantwoordelijkheden, documentatie en toezicht samen. Het managementsysteem zorgt ervoor dat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer, zodat de organisatie daadwerkelijk vooruit kan.
Comm'ant Process is hiervoor bijzonder geschikt, een web-based platform om je managementsysteem op in te richten. Zo heb je alle informatie op één plek en kun je iedereen toegang geven tot het systeem die dat nodig heeft. Op deze manier creëer je transparantie en overzicht, zodat iedereen weet wat zijn taken zijn en aan welke eisen het procesresultaat moet voldoen.
Wij helpen je graag bij het implementeren van een nieuw managementsysteem. Misschien heb je er al ervaring mee, maar misschien ook nog niet. In welke fase je je ook bevindt: we helpen je met een slimme aanpak, een helder stappenplan en flink wat best practices zodat je geen essentiële zaken vergeet. Want als de basis goed is, ga je vanzelf vliegen!
