We zijn inmiddels bij deel 3 van onze blog reeks over het procesteam. In onze vorige artikelen hebben we de rol en taken van de proceseigenaar en procesexperts behandeld.
In dit deel zullen we dieper ingaan op de rol van de procesontwikkelaar.
De procesontwikkelaar ondersteunt vaak meerdere verschillende procesteams: hij of zij kan bijvoorbeeld de processen documenteren en ontwikkelen, projectplannen maken, strategieën voor procesverbetering bedenken en implementeren, managementrapportages opstellen of andere taken vervullen. Deze persoon bouwt aan een goed werkend "procesecosysteem" om de organisatie naar een hoger niveau te brengen.
De procesteams-serie bestaat uit de volgende artikelen:
- Deel 1: de dienende procesleider of proceseigenaar
- Deel 2: de vakkundige procesexpert
- Deel 3: de verbindende procesontwikkelaar
- Deel 4: de mobiliserende procestrainer
Een korte recap: het procesteam
In het eerste artikel hebben we uitgebreider stilgestaan bij de functie van een procesteam.
Om even je geheugen op te frissen: een procesteam bestaat uit een groep mensen die als doel hebben om een bedrijfsproces te implementeren en verbeteren. Dit team bestaat meestal uit een procesleider of -eigenaar, procesexperts, een ondersteunende procesontwikkelaar, en een procestrainer. Een organisatie heeft vaak meerdere procesteams, bijvoorbeeld een team voor het verkoopproces, een ander team voor het productieproces, en ga zo maar door.
Het procesteam gaat samen aan de slag om het proces in kaart te brengen, procesafspraken te maken, feedback te verzamelen en voortdurend het proces te verbeteren.
De rol en taken van de procesontwikkelaar
Een verbindende procesontwikkelaar faciliteert procesteams door hen te adviseren en te begeleiden bij het ontwerpen en verbeteren van processen. Een procesontwikkelaar ondersteunt daarbij meerdere verschillende procesteams, waardoor hij of zij een verbindende rol heeft.
Samenvattend ondersteunt de procesontwikkelaar het procesteam bij het inventariseren, ontwerpen, inrichten, valideren en verifiëren van de processen.
We zullen hieronder dieper ingaan op de verschillende taken.
1. Uitdragen van de bedoeling, de methode, en de vorm voor procesontwikkeling
Als proces-ontwikkel-veteraan draagt de procesontwikkelaar de bedoeling, methode en vorm voor procesontwikkeling uit binnen de organisatie. Waarom brengen we processen in kaart als een keten met overdrachtsmomenten? Waarom kiezen we voor een bepaalde methode of framework, zoals SIPOC en het Watervalmodel? Dit zijn allemaal vragen waar de procesontwikkelaar antwoord op kan geven.
Hiermee zorgt de procesontwikkelaar ervoor dat er een consistente aanpak en methodologie gebruikt wordt in alle verschillende afdelingen en teams.
2. Zorgen dat processen goed op elkaar aansluiten
Een procesteam kan soms vergeten dat processen met elkaar verbonden zijn, of dat een procesafspraak in andere teams nodig is om bepaalde input voor hun eigen proces te genereren. De procesontwikkelaar houdt rekening met de samenhang en houdt hierin het overzicht over alle processen.
Daarnaast kan de procesontwikkelaar een helpende hand bieden bij het invoeren of verbeteren van overdrachtsmomenten tussen verschillende processen, zodat er geen losse processen ontstaan die niet met elkaar verbonden zijn.
3. Faciliteren van procesteams bij hun procesontwerpsessies
Hoe pak je een procesontwerpsessie aan? Start met brainstormen met behulp van het Process Model Canvas, maar hoe werkt dat in de praktijk? En zijn er best practices voor het ontwerpen van processen of handige ezelsbruggetjes (zoals dat je processen altijd een werkwoord in de naam meegeeft). Hoe zorg je ervoor dat je die best practices toepast?
De procesontwikkelaar is hierin ervaren en kan het procesteam begeleiden. Zo weet je zeker dat je op de juiste manier aan de slag gaat met het procesontwerp.
4. Procesteam ondersteunen in ontwerp, inrichting, validatie en toetsing
De procesontwikkelaar ondersteunt het procesteam bij de ontwikkeling en verbetering van processen, door middel van methodes zoals het eerder genoemde Process Model Canvas, SIPOC, maar ook door het gebruik van Comm'ant Process of andere procesmodeleer tools.
Daarnaast begeleidt de procesontwikkelaar het procesteam in het validatie- en verificatieproces, waarmee het proces in de praktijk wordt getest en geoptimaliseerd.
5. Kansen voor verdere ontwikkeling identificeren
Een procesontwikkelaar is in staat om de processen vanuit een ander perspectief te bekijken, waardoor hij of zij niet alleen verbeteringen kan identificeren, maar ook kansen ziet voor verdere ontwikkeling. De procesontwikkelaar is een belangrijke schakel tussen het procesteam, management en andere afdelingen in de organisatie.
6. Rapporteren voortgang aan de procesleider/eigenaar
Tot slot kan de procesontwikkelaar verantwoordelijk zijn voor het rapporteren van voortgang aan de proceseigenaar en/of een stuurgroep. In sommige organisaties is niet de procesontwikkelaar, maar de procesexpert hier verantwoordelijk voor.
Je bent dus als procesontwikkelaar een belangrijke schakel in het proces-ontwikkelingsproces. Je voert vele taken uit die bijdragen aan het verbeteren van processen, het oplossen van knelpunten en het identificeren van kansen voor verdere ontwikkeling.
Je bent in staat om teams te begeleiden bij hun procesontwerpactiviteiten en ervoor te zorgen dat de processen goed op elkaar aansluiten. Daarnaast ben je vaak ook verantwoordelijk voor het rapporteren van voortgang aan de directie of stuurgroep. Je bent dus een essentieel voor succes!
Tot Slot: Next Level procesmanagement met behulp van Comm'ant
Met de software van Comm'ant kom je als organisatie een stap verder in procesmanagement. De software biedt uitgebreide mogelijkheden om processen te documenteren, te monitoren en te verbeteren.
Als je met Comm'ant aan de slag gaat, delen wij graag onze meer dan 20 jaar aan kennis en ervaring op het gebied van procesmanagement.
Wil je meer weten? Boek dan vrijblijvend een demo met onze processpecialisten.
