Beeld je eens in. Je gaat een nieuw project opzetten en leiden. Je staat te popelen om te beginnen, maar realiseert je al snel dat je voor een ontmoedigende taak staat. Alle benodigde informatie is overal verspreid. Processen zijn niet goed gedefinieerd en er zijn geen duidelijke richtlijnen om te volgen.
In plaats van aan het eigenlijke project te werken, besteed je de meeste tijd aan het opzoeken van de benodigde informatie. Een deel ervan zit in verschillende systemen, een deel zit in afdelingsmappen.
Wie is ook alweer verantwoordelijk voor dat ene proces? En hoe heette die software ook alweer die je voor die specifieke activiteit moet gebruiken? En aan welke milieunormen moeten we voldoen? Dat staat in de presentatie die per ongeluk lokaal opgeslagen is op je collega's computer.
Als dit bekend klinkt, ben je niet de enige. In veel organisaties is het managementsysteem eigenlijk niet echt een managementsysteem te noemen. Het is meer een versnipperde puinhoop, met informatie die overal verspreid ligt.
Maar dat hoeft niet zo te zijn! Met een beetje moeite en slimme tools kun je deze chaos omzetten in orde.
In dit artikel laten we je zien hoe. We starten eerst met een situatieschets - wat zijn de consequenties van een versnipperd managementsysteem? Met deze situatieschets bouw je intern een case voor het belang van een goedwerkend managementsysteem. Vervolgens laten we zien hoe je orde kunt scheppen in de chaos.
Dus laten we beginnen!
Een versnipperd managementsysteem: wat bedoelen we daarmee?
Als we het hebben over een versnipperd managementsysteem, bedoelen we een systeem waarin informatie verspreid en niet goed georganiseerd is. Informatie staat dan bijvoorbeeld opgeslagen in verschillende systemen en mappen, of zelfs in persoonlijke documentenverzamelingen. Daardoor kan het moeilijk zijn om de informatie te vinden die je nodig hebt.
Het gaat hierbij niet alleen over waar de informatie is opgeslagen, maar ook hoe het wordt gepresenteerd en opgeslagen. Verschillende afdelingen (QA, SHE, IT, P&O, Control, operationele afdelingen, projectteams) kunnen hiervoor hun eigen manieren hebben, wat het niet alleen moeilijk maakt om te vinden wat je nodig hebt, maar ook om deze informatie met elkaar te vergelijken.
Wat zijn de consequenties van een versnipperd managementsysteem?
Dat een versnipperd managementsysteem leidt tot verwarring en tijdverspilling is duidelijk. Maar als je intern een case wilt maken voor het belang van orde in de chaos, zal het helpen om de gevolgen meer te kunnen concretiseren.
Een versnipperd beheersysteem kan bijvoorbeeld leiden tot:
Inconsistente uitvoering
Wanneer er geen duidelijke richtlijnen zijn (terug te vinden) over hoe je iets moet doen, is het niet verwonderlijk dat mensen het op verschillende manieren zullen doen. Dit kan leiden tot inconsistentie in de uitvoering van het werk. De ene collega kan bijvoorbeeld de instructies in de handleiding volgen, terwijl een andere collega van zijn of haar leidinggevende te horen heeft gekregen dat het anders moet.
Trainen van collega's wordt lastig
Doordat het meer een aaneenschakeling van toevalligheden is hoe bepaalde werkzaamheden worden toegelicht en wat daarbij als belangrijk wordt beschouwd, wordt het voor nieuwe collega's moeilijker om te leren hoe dingen gedaan worden. Dit kan leiden tot frustratie en een lagere productiviteit, maar ook tot chronische ontevredenheid en zelfs personeelsverloop.
Inconsistente resultaten
Een inconsistente werkuitvoering leidt vanzelfsprekend tot inconsistente resultaten. Als verschillende collega's hetzelfde doen op verschillende manieren, krijgen ze hoogstwaarschijnlijk verschillende resultaten. Kwaliteitsmanagement wordt dan ook een stuk moeilijker, omdat het onduidelijk is wat nou eigenlijk het uitgangspunt is.
Herhaalde fouten
Wanneer medewerkers niet over duidelijke, toegankelijke informatie beschikken, wordt het moeilijker om zich tijdens overdrachtsmomenten aan procesafspraken te houden en goede kwaliteit te leveren. Dit leidt ertoe dat medewerkers dezelfde fouten maken, zonder dat zij, maar ook teamleiders en managers, dat doorhebben. Structurele fouten worden niet herkend, er is een gebrek aan overzicht, informatie gaat verloren, en faalkosten zullen toenemen.
Incidentmanagement vergt meer tijd dan zou moeten
In gevallen waarin niet consequent wordt gewerkt, duurt het vaak langer om incidenten op te lossen. Dat komt omdat er geen inzichtelijke rapportages beschikbaar zijn waarmee de oorzaak kan worden uitgezocht.
Mensen wijzen verschillende oorzaken aan waardoor volgens hen het leveren van de goede kwaliteit niet lukt, maar een structurele oplossing met breed draagvlak is niet zo eenvoudig geregeld.
In een goed georganiseerd managementsysteem daarentegen kunnen dit soort zaken sneller en eenvoudiger worden onderzocht, zodat incidenten beter en sneller worden opgelost.
Verbeterprocessen hebben een kleinere kans van slagen
In een goed functionerend managementsysteem is het duidelijk hoe werk momenteel wordt uitgevoerd en wat er verbeterd kan worden. In een versnipperd managementsysteem daarentegen is het vaak onduidelijk waar verbeteringen mogelijk zijn, omdat het overzicht ontbreekt. Hierdoor is de kans op een succesvolle uitvoering van verbeteringsprocessen veel kleiner.
Een versnipperd managementsysteem heeft dus verstrekkende gevolgen, zowel voor de kwaliteit van het werk als voor de efficiëntie van de organisatie als geheel. Om deze negatieve gevolgen te voorkomen, is het dus belangrijk om over een goed functionerend managementsysteem te beschikken.
Orde scheppen uit chaos: hoe doe je dat?
De eerste stap bij het scheppen van orde uit chaos is natuurlijk dat er intern wordt erkend dat er een probleem is. In veel organisaties zien we daarin een soort onbeheersbare stuurloosheid: het organiseren is van iedereen en dus van niemand.
Een complex speelveld van verschillende belangen
Er zijn namelijk vele mensen en afdelingen die invloed op het werkproces willen en ook moeten uitoefenen. Was daar vroeger slechts de klassieke P&O; daarna kwamen kwaliteitsmanagement, financial en operational control, procesmanagement, informatiemanagement, BPM, automatisering en digitalisering om de hoek kijken. Het is dus duidelijk dat de organisatie van een bedrijf en haar processen een complex speelveld is waarop veel mensen en belangen elkaar ontmoeten.
Stap 1. Start met processen en verantwoordelijken te identificeren
Je start met het in kaart brengen van de processen die daadwerkelijk binnen de organisatie plaatsvinden. Als die in kaart zijn gebracht, moet worden bepaald wie voor elk proces verantwoordelijk is. Dit lijkt een eenvoudige taak, maar in de praktijk blijkt het vaak knap lastig. In veel organisaties bestaat nog steeds onduidelijkheid over wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor welk proces.
Weet je niet zeker waar te starten? Comm'ant heeft hiervoor het Process Model Canvas ontwikkeld. Dit is een format en werkvorm om de essentie van jouw bedrijfsprocessen boven water te krijgen. Je kan de template gratis downloaden of contact met ons opnemen voor een trainingsmiddag.
Stap 2. Rollen en verantwoordelijkheden definiëren
De volgende stap is daarom dus om duidelijkheid te scheppen over wie waarvoor verantwoordelijk is in de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld door voor elk proces een proceseigenaar aan te wijzen. De proceseigenaar is er dan verantwoordelijk voor dat het proces soepel verloopt. Andere rollen die kunnen worden onderscheiden zijn de procesexperts, een professional met uitgebreide kennis van en (praktijk)ervaring in een bepaald bedrijfsproces, en procesontwikkelaars. Dit zijn de mensen die processen analyseren en verbeteren.
Het opzetten van procesteams is onderdeel van de “Comm'ant methode”. Deze methode maakt gebruik van proces- en kwaliteitsbeheer om transparantie in de organisatie te creëren, wat zal leiden tot betere samenwerking tussen teams, kwaliteit van de output en gewenste resultaten. Neem vrijblijvend contact op met onze processpecialisten om hier begeleiding in te krijgen!
Stap 3. Processen documenteren
De volgende stap is het documenteren van de processen. Dit lijkt een bureaucratische exercitie, maar is fundamenteel voor succes. Door het proces te documenteren schep je duidelijkheid over hoe het proces eigenlijk moet worden uitgevoerd. Dit is vooral belangrijk als er meerdere mensen bij een proces betrokken zijn. Daarnaast krijg je bij het vastleggen van de processen ook direct inzicht in waar verbeteringen mogelijk zijn.
Stap 4. Eén centraal punt: het managementsysteem implementeren
Al deze stappen leiden uiteindelijk tot één centraal punt: het managementsysteem. Dit is het systeem dat alle draden bij elkaar trekt. In dit systeem komen processen, rollen en verantwoordelijkheden, documentatie en toezicht samen. Het managementsysteem zorgt ervoor dat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer, zodat de organisatie daadwerkelijk vooruit kan.
Het managementsysteem moet zo worden ontworpen dat het rekening houdt met alle verschillende belangen en behoeften van de verschillende afdelingen en mensen binnen de organisatie. Daarom is het belangrijk dat het managementsysteem gemakkelijk kan worden aangepast en verbeterd.
Comm'ant Process is hiervoor bijzonder geschikt, een web-based platform om je managementsysteem op in te richten. Zo heb je alle informatie op één plek en kun je iedereen toegang geven tot het systeem die dat nodig heeft. Op deze manier creëer je transparantie en overzicht, zodat iedereen weet wat zijn taken zijn en aan welke eisen het procesresultaat moet voldoen.
Wij helpen je graag bij het implementeren van een nieuw managementsysteem. Misschien heb je er al ervaring mee, maar misschien ook nog niet. In welke fase je je ook bevindt: we helpen je met een slimme aanpak, een helder stappenplan en flink wat best practices zodat je geen essentiële zaken vergeet. Want als de basis goed is, ga je vanzelf vliegen!
Stap 5. Communicatie en training
Natuurlijk is het niet voldoende om alleen processen te documenteren en een managementsysteem te implementeren: al je collega's moeten ook bewust worden gemaakt van het bestaan, het nut en de toepasbaarheid van het systeem. Dit realiseer je door middel van communicatie en training. Want als iedereen weet wat zijn taken zijn en waar de informatie te vinden is, zal de samenwerking aanzienlijk verbeteren en de kwaliteit toenemen.
Als je aan de slag gaat met de software van Comm'ant, zullen we je hierin ondersteunen. De Comm'ant trainingen zijn er voor het leren kennen en toepassen van de procesmanagement-methode en het integraal resultaatgericht procesmodel. We bieden trainingen aan voor het in gebruik nemen van de software tools: de Kick-Start trainingen voor Comm’ant Process & Forms. Daarnaast zijn er beknopte specialistische trainingen on-the-job voor o.a. procesaudits en procesverbeteringen.
Tot slot: van chaos naar orde
Het proces van het ontwerpen en implementeren van een nieuw managementsysteem kan ontmoedigend lijken, maar dat hoeft het niet te zijn. Met de juiste hulpmiddelen en ondersteuning kun je je organisatie veranderen van een chaotische puinhoop in een geoliede machine.
Comm'ant biedt een compleet pakket van software, training en ondersteuning om je te helpen een nieuw managementsysteem te implementeren. We helpen je graag op weg!