In ons vorige artikel over de proceseigenaar hebben we uitgebreid stilgestaan bij de rol en taken van een proceseigenaar. Maar de proceseigenaar is niet alleen in het procesteam.
In dit tweede deel van de Procesteams-serie gaan we dieper in op de rol en taken van een vakkundige procesexpert, ook wel eens procesdeskundige genoemd.
Een procesexpert is een professional met uitgebreide kennis van en (praktijk)ervaring in een bepaald bedrijfsproces. Een procesteam heeft vaak één of meerdere procesexperts, die steun krijgen van een procesontwikkelaar en begeleiding van de proceseigenaar.
De procesteams-serie bestaat uit de volgende artikelen:
- Deel 1: de dienende procesleider of proceseigenaar
- Deel 2: de vakkundige procesexpert
- Deel 3: de verbindende procesontwikkelaar
- Deel 4: de mobiliserende procestrainer
Een korte recap: het procesteam
In het vorige artikel hebben we ook uitgelegd wat een procesteam is.
Om kort je geheugen op te frissen: een procesteam bestaat uit een groep mensen die als doel hebben om een bedrijfsproces te implementeren, soepel te laten verlopen en waar nodig te verbeteren.
Dit team bestaat meestal uit een procesleider of -eigenaar, procesexperts, een procestrainer, helpers en een ondersteunende procesontwikkelaar. Een organisatie heeft vaak meerdere procesteams, bijvoorbeeld een team voor het verkoopproces, een ander team voor het productieproces, etc.
Het procesteam gaat samen aan de slag om het proces in kaart te brengen, procesafspraken te maken, feedback te verzamelen en het proces te verbeteren. De procesexperts zijn hierbij cruciaal.
De rol en taken van een vakkundige procesexpert
Vakkundige procesexperts nemen deel aan het procesteam vanwege hun kennis en ervaring met betrekking tot een specifiek bedrijfsproces. Denk hierbij aan bijvoorbeeld logistieke ervaring of technische kennis, maar ook kennis van verkooptechnieken of van de productieprocessen.
Samen met collega procesexperts en -helpers, de proceseigenaar, en ondersteund door een procesontwikkelaar, zorgen ze ervoor dat er een goede procesbeschrijving komt.
De verantwoordelijkheden van procesexperts in een procesteam zijn onder andere:
- Definiëren van de processen, afstemmen en verbinden van de procesketens.
- Verifiëren van de procesafspraken op uitvoerbaarheid.
- Initiëren en verzorgen/faciliteren van procesevaluaties, audits, inspecties.
- Coördineren van signalen en terugkoppeling voor verbeteren en ontwikkelen.
We zullen hieronder dieper ingaan op de verschillende taken.
1. Denken in resultaten, processen, in- en output, beheersaspecten
Pfoe, dat klinkt als een flinke opgave. Maar geen zorgen, het is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Wat we hiermee bedoelen is dat het deelnemen aan het procesteam wat anders is dan werken in de uitvoering.
Het vraagt om een specifieke manier van denken: procesgericht denken. (Alhoewel wij altijd aanraden om ook iedereen in de uitvoering "procesbewust" te maken, zodat elke collega kan meewerken aan procesverbeteringen.)
Dat betekent dat je als procesexpert naar een proces als geheel moet kijken. Kijk naar de resultaten die het proces oplevert en de processen die hieraan bijdragen. Denk ook aan de input (wat krijg je aangeleverd van een voorgaand proces) en output (wat lever je af aan een volgend proces?).
En wees je ervan bewust dat er bij elk proces 6 beheersaspecten om de hoek komen kijken:
- ICT-Systemen: Welke tools en systemen worden ingezet in dit proces?
- Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden: Wat zijn de rollen, en wie is verantwoordelijk voor wat binnen dit proces?
- Prestatie-indicatoren: Wat is de meetbare output van het proces?
- Risico’s en beheersmaatregelen: Wat zijn potentiële risico's en gevaren van dit proces, wat zijn de mogelijke gevolgen en hoe beheersen we deze?
- Normen en eisen: Zijn er normen en eisen van toepassing op dit proces, zoals wettelijke vereisten, industriestandaarden of interne beleidsnormen?
- Werkinstructies en checklists: Welke werkinstructies en checklists moeten worden opgesteld voor dit proces
Wil je dieper in de beheersaspecten duiken? Lees dan onze eerdere blog hierover.
2. Samenstellen van procesteam
Het kan ook zijn dat je als procesexpert moet meehelpen met het samenstellen van een procesteam, waarbij je op zoek gaat naar meer procesexperts of helpers die een bijdrage kunnen leveren aan het procesteam. Met helpers bedoelen we collega's die een kleinere bijdrage leveren aan het procesteam, maar daarbij dus wel meedenken over delen van het proces.
Bij het samenstellen van een procesteam moet je rekening houden met:
- De samenstelling met ervaring, kennis en competenties.
- Vakvolwassen denkers en doeners: Zorg dat je mensen uitnodigt die kunnen denken in processen, maar ook de praktische kant van de zaak goed begrijpen. Dat ze ervaring hebben in het "doen" van het proces.
- De omstandigheden: hoe ziet de context van het proces eruit?
- De opdracht: wat is de vraag, wat moet er worden bereikt met dit proces?
Met het samenstellen van een procesteam wil je dat je teamleden allemaal een unieke bijdrage leveren aan het proces.
3. Voorzitten van procesteam
Soms is de proceseigenaar of procesleider voorzitter van het procesteam, maar in iets grotere organisaties hoeft dit niet zo te zijn. In zo’n geval kan een procesexpert worden uitgenodigd om als voorzitter van het procesteam op te treden.
Als voorzitter heb je de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het procesteam effectief vergadert, waarin er ruimte is om de benodigde informatie te delen en beslissingen te nemen.
Je fungeert daarbij als aanspreekpunt voor de teamleden. Soms ben je ook verantwoordelijk voor terugkoppeling richting de proceseigenaar, maar in sommige organisaties wordt afgesproken dat de procesontwikkelaar die verantwoordelijkheid op zich neemt.
4. Ontwerpen en inrichten van processen
Samen met het procesteam ben je als procesexpert verantwoordelijk voor het ontwerpen, inrichten en controleren van het proces. Vaak start je met het samen in kaart brengen van het proces. Het Process Model Canvas kan hierbij als praktische werkvorm ondersteunen. Je kijkt naar de verschillende stappen, levert input op basis van jouw ervaring en verbindt als team knelpunten en oplossingen.
Vervolgens ben je verantwoordelijk voor de inrichting van het proces. Dit betekent dat je moet kijken naar welke systemen, tools en (deel)processen hiervoor nodig zijn (denk ook terug aan de eerdergenoemde 6 beheersaspecten).
Hierbij zorg je ervoor dat het proces voldoet aan de eisen, wetgeving en normen. Je maakt samen procesafspraken, en legt deze vast in een managementsysteem zoals Comm'ant Process, zodat ook iedereen op de werkvloer hier op kan terugvallen.
5. Overdragen, trainen en toetsen van de procesafspraken
Een procesinrichting is natuurlijk niet heel veel waard als collega's in de uitvoering hier niet bekend mee zijn. Daarom ben je samen met het procesteam ook verantwoordelijk voor het overdragen van de procesafspraken naar de bredere groep van managers en uitvoerende teams. Dit betekent dat je moet zorgen voor duidelijke communicatie, waardoor iedereen op de hoogte is van de doelen en werkwijzen van het proces.
Je gaat ook aan de slag om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit qua kennis. Hierbij kun je denken aan het organiseren van trainingen en workshops, maar ook het uitvoeren van toetsen of audits om te kijken of de afspraken goed worden nageleefd.
6. Toetsen en valideren van het proces
We stipten het hierboven al kort aan: het toetsen en valideren van het proces is ook een taak voor het procesteam, en daarmee dus ook voor de procesexpert. Hierbij kun je denken aan:
- Het uitvoeren van audits om na te gaan of de procesafspraken worden nageleefd
- Feedback verzamelen bij collega's die werken met het proces
- Het observeren van het proces in de praktijk
- Het verifiëren van voortgang en resultaten
Op basis van de bevindingen kun je samen met het procesteam terug naar de tekentafel om waar nodig aanpassingen te doen, zodat het proces optimaal presteert.
Een procesteam is dus nooit "klaar". Er is altijd ruimte voor verbeteringen. De leden van een procesteam kunnen door de jaren heen wisselen, maar het procesteam zal altijd de verantwoordelijkheid blijven dragen voor het ontwerp en inrichting van een proces.
7. Rapporteren voortgang aan proceseigenaar en/of stuurgroep
Tot slot kan de procesexpert verantwoordelijk zijn voor het rapporteren van voortgang aan de proceseigenaar en/of de stuurgroep. In sommige organisaties is niet de procesexpert, maar de procesontwikkelaar hier verantwoordelijk voor. Je kunt hierbij denken aan het monitoren van voortgang en resultaten, het aandragen van verbeteringen of het voorstellen van wijzigingen in systemen.
Als procesexpert ben je vaak het aanspreekpunt voor de leden van het procesteam en andere stakeholders in de organisatie. Hierbij is jouw rol als vakkundige dus onmisbaar! Door je expertise en kennis van het proces help je de organisatie verder en zorg je ervoor dat het proces optimaal functioneert.
Twijfel je over de samenstelling van jouw procesteam?
Wij denken graag met je mee. Maak gebruik van onze ruime ervaring bij het samenstellen van effectieve procesteams. Neem contact op met onze procesexperts »
Tot Slot: Next Level procesmanagement met behulp van Comm'ant
Met de software van Comm'ant maakt jouw organisatie een flinke sprong met procesmanagement. De software biedt uitgebreide mogelijkheden om processen te documenteren, te monitoren en te verbeteren.
Als je met Comm'ant aan de slag gaat, delen wij graag onze meer dan 20 jaar aan kennis en ervaring op het gebied van procesmanagement.
Wil je meer weten? Boek dan vrijblijvend een demo met onze processpecialisten.