Heb jij moeite met het mobiliseren van je collega’s bij procesveranderingen? Dan hebben we goed nieuws voor je: je kan dat verhelpen door procestrainers in te zetten.
In dit laatste deel van de serie over procesteams gaan we in op de procestrainer. In onze vorige artikelen hebben we de rol en taken van de proceseigenaar, procesexperts en procesontwikkelaars behandeld.
De procestrainer is verantwoordelijk voor het mobiliseren van mensen binnen de organisatie. Hij of zij helpt collega’s om hen bewust te maken van de procesafspraken en hun eigen rol daarin. De trainer zorgt ervoor dat medewerkers de vaardigheden en kennis hebben om hun werk goed uit te voeren.
De procesteams-serie bestaat uit de volgende artikelen:
- Deel 1: de dienende procesleider of proceseigenaar
- Deel 2: de vakkundige procesexpert
- Deel 3: de verbindende procesontwikkelaar
- Deel 4: de mobiliserende procestrainer
De rol en taken van een mobiliserende procestrainer
Last, but not least, sluiten we deze procesteam-reeks af met een laatste belangrijke rol: de procestrainer. De procestrainer is verantwoordelijk voor het mobiliseren van mensen binnen de organisatie en het vergroten van de acceptatie van het nieuwe proces. Hij of zij helpt medewerkers om hen bewust te maken van de procesafspraken en hun eigen rol daarin. De trainer zorgt ervoor dat medewerkers de vaardigheden en kennis hebben om hun werk goed uit te voeren.
In de praktijk zijn procestrainers vaak teamleiders, maar het kan ook gedaan worden door bijvoorbeeld een procesexpert of procesontwikkelaar. De procestrainer fungeert als ambassadeur van "het proces" op de werkvloer. Hij of zij is verantwoordelijk voor het inspireren en motiveren van collega's, zodat ze zich bewust zijn van de procesafspraken, waar ze de documentatie kunnen vinden en wat hun eigen verantwoordelijkheden zijn.
Hoe ga je hiermee aan de slag?
Het vergroten van draagvlak voor (nieuwe) processen is geen makkelijke taak. Mensen zijn van nature geneigd om zichzelf te beschermen en veranderingen met scepsis tegemoet te treden. Het is daarom belangrijk om veel tijd en aandacht te besteden aan het informeren, motiveren en trainen van de medewerkers.
Pas wanneer je het eigenlijk overdreven vindt hoeveel aandacht er wordt besteed aan de implementatie van een proces, ben je op het goede pad. Wat voor jou logisch lijkt, is voor anderen nieuw en vergt tijd om aan te wennen. Alleen als je ervoor zorgt dat mensen écht achter het proces staan, is de verandering effectief.
Een goede manier om het draagvlak voor processen te vergroten, is door middel van workshops en trainingen. Niet alleen is het belangrijk dat collega's weten wat er van hen verwacht wordt, maar ook om te begrijpen waarom deze veranderingen zijn doorgevoerd en hoe ze hier aan kunnen bijdragen.
Een goede procestrainer weet hier het juiste evenwicht in te vinden. Daarnaast is het essentieel om eindgebruikers betrokken te houden tijdens elke fase van de ontwikkeling en implementatie, zodat hun feedback direct kan worden verwerkt in het nieuwe proces.
Tot slot: aan de slag met procesteams?
In deze blogreeks hebben we de verschillende rollen en taken behandeld van een procesteam: de proceseigenaar, procesexpert, procesontwikkelaar en procestrainer. Elk van deze personen heeft zijn of haar eigen verantwoordelijkheden en bijdrage aan het succes van het procesteam.
Samen vormen zij het fundament voor een effectief en efficiënt werkend procesecosysteem binnen een organisatie. Door procesverbeteringen te behalen en te behouden, kunnen organisaties zich onderscheiden in hun markt en groeien naar een hoger niveau.
We hopen dat deze blogreeks je heeft geholpen om een beter begrip te krijgen van de rol en taken van een procesteam en hoe je hiermee aan de slag kunt gaan binnen jouw organisatie.
Een stap verder in procesmanagement
Met de software van Comm'ant kom je als organisatie een stap verder in procesmanagement. De software biedt uitgebreide mogelijkheden om processen te documenteren, te monitoren en te verbeteren.
Als je met Comm'ant aan de slag gaat, delen wij graag onze meer dan 20 jaar aan kennis en ervaring op het gebied van procesmanagement.
Wil je meer weten? Boek dan vrijblijvend een demo met onze processpecialisten.
