Klaar om serieus werk te maken procesverbetering binnen jouw organisatie? Dan is het aan te raden om voor elk proces een procesteam op te zetten, bestaande uit een procesleider of -eigenaar (of ook wel: "Business Process Owner"), meerdere procesexperts en een procesontwikkelaar.
Een procesteam is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een of meerdere processen: denk aan procesafspraken, verbeteringen, implementatie en controles. Daarmee weet je zeker dat er een effectief proces wordt gecreëerd en uitgevoerd, dat aan de doelstellingen van je organisatie voldoet.
Een goed georganiseerd proces is immers het halve werk!
In deze serie artikelen zullen we ingaan op de functie en taken van de verschillende leden van het procesteam. In dit eerste artikel kijken we naar de rol en taken van de proceseigenaar of -leider.
De procesteams-serie bestaat uit de volgende artikelen:
- Deel 1: de diendende procesleider of proceseigenaar
- Deel 2: de vakkundige procesexpert
- Deel 3: de verbindende procesontwikkelaar
- Deel 4: de mobiliserende procestrainer
De basis: een procesteam, wat is dat?
Voordat we ingaan op de rol en taken van de proceseigenaar of -leider, is het zinvol om eerst stil te staan bij wat er precies bedoeld wordt met een procesteam. Een procesteam is een groep mensen die samenwerken binnen een organisatie om ervoor te zorgen dat een aantal processen die onder hun verantwoordelijkheid vallen, worden geïmplementeerd, soepel lopen en daar waar mogelijk worden verbeterd.
Dit team bestaat meestal uit een procesleider of -eigenaar, procesexpert(s), helpers en een ondersteunende procesontwikkelaar. Soms kan het team ook (tijdelijk) andere rollen bevatten, afhankelijk van de organisatie en de processen waarmee het te maken krijgt. Denk aan stakeholders van een naburig proces, of gebruikers van het eindproces.
Hoe ziet dat er dan uit in een organisatie? 
Bijvoorbeeld zo. Goed om te weten is dat een stuurgroep vaak alleen aanwezig is in grotere organisaties, in kleinere bedrijven is dit niet noodzakelijk.
Er zijn dus meerdere procesteams in een organisatie. Je kan bijvoorbeeld een procesteam hebben voor het verkoopproces, een ander team voor het productieproces en weer een ander procesteam voor de personeelsprocessen. Je kan dit inrichten op de manier die bij jouw organisatie past. Twijfel je over de beste samenstelling voor jouw organisatie? Wij denken graag met je mee.
Het procesteam gaat samen aan de slag om het proces in kaart te brengen, procesafspraken te maken, feedback te verzamelen en het proces te verbeteren. Nadat ze procesafspraken hebben gemaakt, communiceren ze deze aan de bredere groep van managers en uitvoerende teams. Ze zorgen daarbij voor draagvlak voor goede uitvoering volgens de procesafspraken.
Rol en taken van de proceseigenaar (Business Process Owner)
De proceseigenaar is vaak een lid van de directie of het MT, iemand die inhoudelijk kennis heeft van de organisatie en de processen. Hij of zij is verantwoordelijk voor het bewaken, managen en ontwikkelen van één of meerdere processen.
In onze visie is de proceseigenaar vooral een dienende rol. Hij of zij verbindt het strategische niveau met het operationele niveau en helpt zo bij het verbeteren van de processen.
Maar hoe ziet de rol van een proceseigenaar of -leider er dan uit? Hieronder leggen we verschillende onderdelen van het takenpakket uit. Goed om te weten is dat het niet zwart-wit is, de rol kan bij elke organisatie net wat anders worden ingericht.
1. Sturen en ontwikkelen van de organisatie op resultaat en processen
Als proceseigenaar, en daarmee vaak dus ook als directielid, is het jouw taak om te zorgen dat de organisatie "volwassen" wordt georganiseerd. Daarmee bedoelen we dat je de organisatie ontwikkelt op basis van heldere processen en hun resultaten.
Dit klinkt logisch, maar we zien vaak dat het hierbij misgaat. Jonge, startende bedrijven sturen vaak op gevoel, waarbij er geen heldere en bewezen strategie is om de doelen te bereiken. Het gevolg? Het blijft onduidelijk wat nou échte verbetermogelijkheden zijn, en onmogelijk om te meten of veranderingen effect hebben.
Als proceseigenaar ben jij degene die hier een einde aan maakt. Bij de processen waar jij verantwoordelijk voor bent, zorg je ervoor dat er heldere processen en afspraken worden geïmplementeerd.
2. Formuleren op basis van strategie
Om dit te bereiken is het belangrijk dat de proceseigenaar, samen met het hele procesteam, ervoor zorgt dat de processen en resultaten op één lijn staan met de kwaliteitseisen en doelstellingen van de organisatie.
Hier komt dus het verbinden van strategisch niveau met operationeel niveau weer om de hoek kijken. Op strategisch niveau komen verschillende facetten om de hoek kijken: denk aan de beleidskaders, normen en eisen, toetsingskaders, en KPI's.
Het is aan de proceseigenaar om het strategische beleid en de hieruit volgende randvoorwaarden goed over te dragen aan het procesteam, zodat zij de procesafspraken goed kunnen formuleren.
Dit is een continue proces, waarbij je regelmatig moet evalueren of de processen nog wel aansluiten bij de organisatiedoelstellingen.
3. Aanjagen dat er duidelijke processen zijn en dat zij als een keten op elkaar aansluiten
Samen met andere proceseigenaren draag je zorg dat er een "processen-cultuur" heerst in de organisatie.
Een losstaand proces blijft niet staan. Daarom is het belangrijk dat je als proceseigenaar ervoor zorgt dat er een samenhang bestaat tussen alle processen, en dat alle afdelingen zich actief bezighouden met het verbeteren van hun processen. Een ketting is immers zo sterk als de zwakste schakel.
Teken daarbij ook uit welke andere processen met die van jou samenhangen. Als je verantwoordelijk bent voor Verkoop ben je ongetwijfeld afhankelijk van Inkoop of Productie. Of van Supportservices en HR. Focus je daarbij op de overdrachtsmomenten: waar gebeurt de overdracht tussen twee processen en hoe verloopt die?
Inzet van procesmanagementsoftware zoals Comm'ant kan hierbij helpen. Met Comm'ant maak je de procesketen inzichtelijk, waardoor je als proceseigenaar de samenhang en kwaliteit van de processen beter in de gaten kunt houden.
4. Toetsen en autoriseren nieuwe processen en procesaanpassingen
Als er voor een eerste keer een nieuw of verbeterd proces wordt uitgedacht en beschreven door het procesteam, is het aan de proceseigenaar om te bevestigen dat het voldoet aan de verwachtingen.
Als procesleider of proceseigenaar is het jouw taak om de nieuwe processen en aanpassingen te toetsen op kwaliteit. Hiervoor beoordeel je of de afspraken uit de strategische doelstellingen in de processen terugkomen.
Als proceseigenaar is dit het moment om kritische vragen te stellen: "Hoe werkt het dan als...?", "Waarom is dit zo..?", "Ik wou dat ik wist...".
Door deze vragen te stellen maak je waardevolle informatie los, waarmee je beoordeelt of de processen klaar zijn om live te gaan. Als alles in orde is, geef je met jouw goedkeuring het sein dat het proces aan het kwaliteits- en veiligheidsniveau voldoet.
5. Uitdragen van het belang van samenwerking op basis van procesafspraken
Zorgen voor acceptatie van nieuwe processen in een organisatie is een vak apart en vraagt dan ook veel aandacht. Als proceseigenaar kom je hierbij als ambassadeur en coach op voor het proces.
Soms zie je dat er weerstand is binnen een organisatie tegen het implementeren van nieuwe processen. "Ik doe het al jaren zo, waarom zou ik het veranderen?" Als proceseigenaar kun je de organisatie dienen door helder te communiceren en begrip te tonen.
Als proceseigenaar ben je de verbindende factor tussen verschillende teams en afdelingen. Je bevordert samenwerking tussen afdelingen door het uitdragen van de waarde van procesafspraken. Hiermee stimuleer je ook dat teams actief meedenken over procesverbetering en gaat men met een gemotiveerde instelling nadenken over innovatie.
Met de juiste communicatie en coaching kun je als proceseigenaar bijdragen aan het veranderen van de cultuur in een organisatie, zodat er meer focus ligt op samenwerking en procesverbetering.
6. Navragen hoe mensen de procesafspraken in de praktijk ervaren
Het gaat niet alleen om een goed proces, maar ook om hoe collega's het ervaren. Als proceseigenaar is het daarom belangrijk dat je navraag doet of de procesafspraken op de juiste manier worden toegepast.
Als je bijvoorbeeld merkt dat op de werkvloer collega's niet op de hoogte zijn van de gemaakte procesafspraken, kan je samen met de teamleider een plan maken om te zorgen dat de procesafspraken wél voldoende worden uitgedragen.
Wees daarbij (weer) de verbindende factor tussen het proces en de medewerkers. Door je open te stellen voor feedback vanuit alle betrokken teams, kun je als proceseigenaar beoordelen of er nog verbeteringen of aanpassingen nodig zijn.
Hierbij is het ook belangrijk om tussentijdse evaluaties uit te voeren en je betrokkenheid te tonen bij de procesverbetering. Als proceseigenaar ben je hierin het voorbeeld en coach je het procesteam, hoe ze hun afspraken kunnen verbeteren.
7. Het goede voorbeeld geven
Goed voorbeeld doet volgen. Als proceseigenaar ben je het voorbeeld dat de rest van de organisatie volgt. Pak bij een vergadering bijvoorbeeld altijd even de procesafspraken erbij, zodat het bij iedereen weer top-of-mind is dat deze in het managementsysteem terug te vinden zijn. Dit kan bijvoorbeeld gemakkelijk met de software van Comm'ant.
Als proceseigenaar ben je eindverantwoordelijk voor de processen, dus zorg ervoor dat alles goed is geregeld. Toon je vertrouwen in het systeem en laat het goede voorbeeld zien! De rest van de organisatie volgt jouw voorbeeld bij het uitvoeren en verbeteren van procesafspraken.
Faciliteren van hulp, waar nodig
Als proceseigenaar heb je een belangrijke taak. Je bent de bemiddelaar tussen verschillende teams die bij elkaar komen in een procesteam om afspraken te maken en samenwerking tot stand te brengen.
Wees daarbij open en betrokken. Je bent in staat om de juiste vragen te stellen en kritisch doch constructief commentaar te geven, zodat iedereen tot een goede oplossing kan komen. Faciliteer een creatieve en stimulerende omgeving waardoor collega’s uit hun comfortzone durven te stappen en problemen samen oplossen.
In deze rol ben je eindverantwoordelijk voor het creëren van een effectief procesteam. Daarom is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat alle betrokkenen de hulp krijgen die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.
Next Level procesmanagement met behulp van Comm'ant
Met de software van Comm'ant maak je als organisatie een flinke sprong met procesmanagement. De software biedt uitgebreide mogelijkheden om processen te documenteren, te monitoren en te verbeteren.
Als je met Comm'ant aan de slag gaat, delen wij graag onze meer dan 20 jaar aan kennis en ervaring op het gebied van procesmanagement.
Planning op basis van jullie situatie en behoeften
We starten met het onderzoek naar jouw situatie en specifieke behoeften. Aan de hand daarvan ontwikkelen we een plan van aanpak en planning op basis van resultaatgericht procesmanagement. Nadat dit met jullie is afgestemd, starten we het programma en projecten.
Implementatie managementsysteem en opzet & trainen procesteams
Hieronder valt uiteraard het gereed maken van het nieuwe managementsysteem, maar ook het trainen van procesleiders, -experts en -ontwikkelaars. We helpen je bij het opstarten en begeleiden van procesteams, en natuurlijk het faciliteren van proceseigenaren en de waar nodig de stuurgroep.
Wil je meer weten? Boek dan vrijblijvend een demo met onze processpecialisten.