Stel je eens voor dat je de processen binnen je organisatie zodanig kunt organiseren dat het niet alleen leidt tot betere resultaten, maar ook tot meer saamhorigheid en betere samenwerking tussen collega's.
Dit is waar proces- en resultaatgericht organiseren om de hoek komt kijken. Het is een methodiek die niet alleen draait om het volgen van frameworks en werkwijzen, maar juist om een manier van denken die verweven wordt in de cultuur van een organisatie.
In deze blog gaan we dieper in op wat proces- en resultaatgericht organiseren precies inhoudt en welke principes hieraan ten grondslag liggen.
Want één ding is zeker: wie zijn processen op orde heeft, zal betere resultaten behalen.
Proces- en resultaatgericht organiseren: een stuk geschiedenis
Het concept van proces- en resultaatgericht organiseren heeft zijn oorsprong in de geschiedenis van ambachten.
In de verre geschiedenis waren er diverse ambachtslieden actief in de dorpsgemeenschap, zoals een bakker, schoenmaker en timmerlieden. Met de opkomst van maatschappelijke verbanden ontstonden er gilden en werden de taken verdeeld tussen jongelingen die nog moesten leren en de meester, die de meeste ervaring had. Deze ambachtslieden werkten samen en maakten onderling afspraken om de productie te optimaliseren. Door kennis te delen en taken te verdelen werd het werk efficiënter en ontstond er een hogere kwaliteit van producten.
De tijd verstreek en vakgroepen werden in de recentere geschiedenis bedrijfsafdelingen. Er ontstonden (afdelings)procedures die werden vastgelegd en kennis die werd gewaarborgd.
Maar dit leidde tot een nieuw probleem: de mate van complexiteit nam toe, maar afdelingen werkten niet goed samen. En dat is waar het concept van "proces" haar intrede deed.
En concept dat los staat van afdelingen: een proces loopt door afdelingen heen. Meerdere mensen van verschillende afdelingen dragen immers bij aan onderdelen van het grotere proces.
Hieruit is vervolgens het idee van proces- en kwaliteitsmanagement ontstaan. Dit zag je in het begin met name in de industrie waar uitmuntende kwaliteit pure noodzaak is. Denk hierbij aan de militaire industrie, waarvoor de AQAP-standaarden zijn ontwikkeld (Allied Quality Assurance Publications, kwaliteitsnormen voor defensieproducten).
Op dit soort inzichten is ook Comm’ant 20 jaar geleden gestart. Het doel? Het optimaliseren van organisaties, door het optimaliseren van de procesketen. Het eindresultaat is immers zo goed als de zwakste schakel.
Om de procesketen te optimaliseren, kijkt Comm'ant naar de momenten van informatieoverdracht, waar de output van het ene proces de input van het andere proces wordt. De zogenaamde overdrachtsmomenten. En daar komt het “proces- en resultaatgericht” denken, organiseren en samenwerken om de hoek kijken.
Proces- en resultaatgericht organiseren: wat is dat?
Als je proces- en resultaatgericht wilt organiseren, dan is het belangrijk om te begrijpen dat dit meer is dan alleen het toepassen van frameworks en werkwijzen. Het is een manier van denken die zich integreert in de cultuur van jouw organisatie en de samenwerking tussen mensen verbetert.
Een belangrijk onderdeel hiervan is het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal binnen jouw organisatie, zodat je op een eenduidige manier kunt communiceren over bedrijfsprocessen en de resultaten (outputs) hiervan.
Een praktisch voorbeeld hiervan is het proces "verkopen".
Als je het eenvoudig houdt, kan je de output van het verkoopproces definiëren als “een contract”. Maar, wanneer je proces- en resultaatgericht te werk gaat, kun je deze output specifieker maken en bijvoorbeeld omschrijven als:
"Een contract met een winstgevende deal voor alle betrokken partijen: de klant, onze leveranciers, onze medewerkers en onze aandeelhouders".
Door de output van een proces specifieker te maken, wordt voor alle betrokken afdelingen duidelijker wat er nodig is om deze output te bereiken. In het voorbeeld van het verkoopproces wordt het duidelijk dat het niet alleen gaat om het simpel afsluiten van een contract, maar om het bereiken van een winstgevende deal voor alle betrokkenen.
Door de output specifiek te definiëren, zullen afdelingen zichzelf andere vragen gaan stellen bij het inrichten van hun proces. Als je “outputs specificeren” integreert in de gemeenschappelijke taal van het bedrijf, zul je zien dat afdelingen op een andere manier naar hun processen gaan kijken. Met als gevolg processen die beter aansluiten op het gewenste resultaat: de blije klant, medewerkers, leveranciers en aandeelhouders.
Hoe pak je Proces- en resultaatgericht organiseren aan?
#1 Begin with the end in mind
Veel mensen hebben de neiging om bij het begin te beginnen wanneer ze een proces uitwerken, maar het werkt beter om het andersom te benaderen.
Start met het einddoel voor ogen: de blije klant. Dit kan, afhankelijk van het proces, zowel een interne als externe klant zijn. Door vanuit dit perspectief terug te werken, kun je een proces ontwikkelen dat gericht is op het behalen van dat doel en het leveren van waarde aan de klant.
Wanneer je start bij het einddoel, kun je ook beter bepalen welke stappen er nodig zijn om daar te komen. Het stelt je in staat om de focus te leggen op wat er echt belangrijk is en welke processen en activiteiten nodig zijn om dit einddoel te behalen.
Een handige tool om hier mee aan de slag te gaan is het Process Model Canvas. Dit is een hulpmiddel dat je helpt om:
- Een proces op een gestructureerde manier te beschrijven;
- Alle relevante disciplines en teams bij de opzet van het proces te betrekken;
- Communicatie over het proces te verbeteren;
- Ervoor te zorgen dat er een stevige basis staat om in de praktijk te leren en verbeteren;
- Ervoor te zorgen dat het proces tot de gewenste resultaten leidt.
In onze eerdere blog hebben we een stappenplan uitgewerkt om aan de slag te gaan met het Process Model Canvas. 
#2 Focus op kwaliteit tijdens de overdrachtsmomenten
Leg de focus op kwaliteit van de overdrachtsmomenten. Dit betekent dat je extra aandacht moet besteden aan de momenten waarop de output van een proces of taak wordt overgedragen van de ene persoon of afdeling naar de andere (input van het volgende proces).
Het verbeteren van de communicatie op deze overdrachtsmomenten kan helpen om vertragingen, fouten en verwarring te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van duidelijke instructies voor de overdracht en het trainen van medewerkers op de juiste wijze van overdragen.
Door te werken met procesmanagementsoftware zoals Comm’ant, zorg je ervoor dat je jouw medewerkers altijd up-to-date zijn over de afspraken. Met de handige communicatiefuncties is het actief informeren over verbeteringen en wijzigingen een fluitje van een cent.
#3 De “gewone” dingen samen heel goed doen
Dit betekent dat je aandacht besteedt aan de kleine details en de dagelijkse taken, om zo de algehele kwaliteit van het proces te verbeteren.
Vaak wordt er veel nadruk gelegd op de grote, veelomvattende, innoverende projecten en taken, waardoor de kleinere taken en details worden verwaarloosd. Juist deze kleine taken en details kunnen een groot verschil maken in de kwaliteit en efficiëntie van het proces. Door deze "gewone" dingen samen heel goed te doen, kun je ervoor zorgen dat het gehele proces soepel verloopt, er minder fouten worden gemaakt en er dus meer tijd en middelen vrijkomen voor andere “grote” projecten.
#4 Winst voor alle stakeholders, zonder een van hen te benadelen
Volgens onze filosofie wordt het succes van een proces niet alleen wordt gemeten aan de hand van de winst voor het bedrijf, maar ook aan de hand van de voordelen voor alle belanghebbenden.
Dit kunnen bijvoorbeeld klanten, leveranciers, medewerkers, aandeelhouders of de maatschappij als geheel zijn. Door de belangen van deze stakeholders in acht te nemen en win-win situaties te creëren, bouw je duurzame relaties op die bijdragen aan het succes van het proces op de lange termijn.
#5 Medewerkers op nummer 1
Medewerkers zijn de drijvende kracht achter een organisatie en maken het verschil tussen succes en falen.
Het is daarom noodzakelijk om te investeren in de ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers. Dit kan door middel van trainingen, opleidingen, feedbacksessies en het betrekken van medewerkers bij besluitvorming en procesverbetering.
Organisaties die hun medewerkers op de eerste plaats zetten, plukken daar de vruchten van. Medewerkers die zich gewaardeerd en gemotiveerd voelen, zullen zich immers meer inzetten voor de organisatie en een positieve bijdrage leveren aan het succes van het proces.
Tot slot: Betere samenwerking leidt tot betere resultaten
Proces- en resultaatgericht organiseren is een methodiek die niet alleen leidt tot betere resultaten, maar ook tot meer saamhorigheid en betere samenwerking tussen collega's. Het gaat om het creëren van een gemeenschappelijke taal binnen jouw organisatie en het ontwikkelen van een manier van denken die verweven wordt in de cultuur van het bedrijf.
Als je ook wilt profiteren van de voordelen van proces- en resultaatgericht organiseren, ga dan aan de slag met de Comm’ant methode en software. Comm'ant biedt proces- en kwaliteitsmanagement software die je in staat stelt om je bedrijfsprocessen te optimaliseren en te stroomlijnen, en de efficiëntie van je organisatie te verbeteren. Neem contact met ons op voor meer informatie en ontdek hoe Comm'ant je kan helpen om je organisatie te optimaliseren en je doelen te behalen.