Hoe kom je slim tot kostenbesparing?

Blogserie 'Op naar meer winst' - Deel 1

In deze serie artikelen legen we uit hoe je de winstgevendheid van jouw organisatie kunt verbeteren. Het is een feit dat commerciële bedrijven zonder winstgevendheid niet kunnen voortbestaan in de economische wereld. We delen graag onze inzichten om jouw bedrijf nog winstgevender te maken.

De focus ligt op de 5 “drivers” voor een winstgevende organisatie:

In dit eerste artikel richten we ons op het verminderen van vermijdbare kosten, een cruciale stap om jouw organisatie winstgevender te maken.

business-case

De hefboom: hoe groot is de impact van kosten op winstgevendheid?

Het lijkt zo simpel, maar lang niet iedereen beseft zich hoeveel impact kosten hebben op de winstgevendheid van de organisatie.

Simpel gezegd: stel ik heb een verkoopomzet van € 1.000 en daarvoor moet ik € 500,- direct inkopen en verbruik ik € 400,- aan personele productiecapaciteit, afschrijving van machines en gebouwen, en overhead. Dan houd ik € 100,- over, zijnde 10% aan winst. Wanneer ik aan mijn inkoop- en kostenkant 1% kan besparen (= € 9,-), dan wordt mijn winst € 109,- (= 10,9%).

Met andere woorden: wanneer je 1% bespaart aan de inkoop- en kostenkant, dan neemt jouw winst met 9% toe.

Dit voorbeeld is gesimplificeerd, maar effectief voor het demonstreren van het belang van kostenreductie voor winstgevendheid.

Het is cruciaal om je te realiseren dat een focus op omzetverhoging voor het realiseren van winst, alleen niet voldoende is; het beheersen van de kosten “aan de achterkant” is eveneens van belang.

Slim naar kostenbesparing kijken

Een effectieve methode om de winstgevendheid van een bedrijf te verhogen, is het verminderen van vermijdbare kosten.

Het is essentieel dat deze kosten kunnen worden vermeden, zónder afbreuk te doen aan de continuïteit van de organisatie. Het is van belang om rekening te houden met zowel de korte- als lange termijneffecten.

Daar komen we zo op terug, maar eerst gaan we eens kijken naar kostenbesparingen “op de verkeerde manier”.

Kostenbesparing "the hard way": ten koste van anderen

Er zijn nogal wat methodes om kosten te besparen, die gepaard gaan met grote risico’s.

Een voorbeeld hiervan is het uitstellen van onderhoud. Op de korte termijn wellicht een aantrekkelijk idee, maar op de langere termijn zal dit resulteren in een grotere kostenpost. Machines, materieel en gebouwen gaan immers eerder gebreken vertonen. Het is daarom belangrijk om te balanceren tussen kosten, kwaliteit en levensduur.
Een ander voorbeeld is het bedingen van lagere prijzen bij de leverancier. Dit kan resulteren in een daling van de winstmarge voor de leverancier, waardoor deze in een kwetsbare positie terechtkomt. Dit kan op zijn beurt leiden tot problemen met de continuïteit van de levering van producten of diensten.
Een laatste voorbeeld: het “pushen” van mensen tot het maximale, of daar voorbij. Dit kan juist leiden tot verminderde productiviteit, een afname van de gezondheid van medewerkers, met als gevolg: hoger ziekteverzuim, ontevredenheid en verloop van personeel.

Met andere woorden: kostenbesparing moet je slim aanpakken. Maar waarom blijkt dat soms lastig?

Winst versus continuïteit

Er is al enige tijd een lastige tendens zichtbaar, waarbij bedrijven met 'aandeelhouders op afstand' voornamelijk worden beoordeeld op hun korte termijn winstgevendheid, gerelateerd aan het uit te keren dividend en de bonus voor bestuurders.

Het effect van hard bezuinigen lijkt mooi voor de winstuitkering aan aandeelhouders, maar zal op de lange termijn nadelig zijn voor andere stakeholders zoals personeel, klanten, toeleveranciers en partners.

Hard bezuinigen kan leiden tot een vermindering van de waarde voor andere partijen en daarmee de continuïteit van de organisatie in gevaar brengen.

Kosten besparen – the smart way - ten gunste van anderen

Er bestaat een alternatieve methode om kosten te reduceren zonder anderen “schade” toe te brengen. Dit kan zelfs resulteren in een verbeterde verstandhouding met leveranciers, klanten en werknemers. Dit is het slim besparen van kosten.

We hebben het dan over het besparen over vermijdbare kosten. Dit betekent dat je zoekt naar kosten die omlaag kunnen zonder de kwaliteit, continuïteit en levensduur van je organisatie in gevaar te brengen.

TIMWOODS

In de wereld van Lean Manufacturing zijn er prachtige ezelsbruggetjes benoemd als TIMWOODS (Transportation, Inventory, Motion, Waiting, Overproduction, Overprocessing, Defects, Skills) om alle mogelijke vormen van verspilling in jouw bedrijfsprocessen te herkennen en er dan slimme oplossingen voor te bedenken.

De TIMWOODS-methodologie is een manier om verspilling in jouw bedrijfsprocessen te identificeren en te elimineren. Transportation is bijvoorbeeld het verplaatsen van materialen en goederen binnen jouw organisatie. Inventory is het beheren van de voorraad van materialen en goederen. Motion is de beweging van mensen en machines tijdens het werkproces. Waiting is wachten op materialen, goederen of informatie. Overproduction is het maken van meer producten dan nodig is. Overprocessing is het verwerken van producten op een manier die niet nodig is. Defects zijn fouten in de producten en Skills gaat over het mogelijke gebrek aan vaardigheden van medewerkers.

Door de TIMWOODS-methodologie toe te passen, kun je snel en efficiënt identificeren waar kostenbesparing mogelijk zijn en welke stappen je moet zetten om deze vermijdbare kosten te elimineren.

Betrek medewerkers

Maar met de TIMWOODS-aanpak stopt het niet. In de wereld van OpenBook management wordt met nadruk gewezen op het betrekken van medewerkers bij het identificeren en oppakken van verbeterkansen.

Medewerkers zitten vaak het dichtst bij de operatie en zien sneller dan wie dan ook wat er misgaat en verbeterd kan worden ten gunste van de productiviteit. Het effect? Het duurzaam wegnemen van vermijdbare kosten.

Wij hebben in verschillende organisaties gezien dat, met de juiste hulpmiddelen en in een stimulerende omgeving, collega's je kunnen verrassen met slimme suggesties om de kosten te verlagen en tegelijkertijd de klanttevredenheid te verhogen.

Kijk naar de waardeketen en voorkom procesverstoringen

Maar met alleen het planmatig identificeren van verspilling (TIMWOODS) en een team dat zich bewust is van het belang om te verbeteren, ben je er nog niet helemaal.

Je hebt ook zicht nodig op de waardeketen van het bedrijf. Dit is de combinatie van processen die samenwerken om een product of dienst te creëren met toegevoegde waarde.

Processen waar input wordt getransformeerd naar output met een hogere waarde. Waar mensen en machines waarde hebben toegevoegd voor de volgende in de keten: hun klant!

Deze procesketen is uniek voor elke organisatie en bevat essentiële details die van groot belang zijn voor het succes van de organisatie.

Maar helaas zijn er ook zwakke plekken in de keten, die kunnen leiden tot verlies van waarde in plaats van vermeerdering van waarde. Dit wordt ook wel een procesverstoring of afwijking genoemd. Het proces hapert, loopt niet soepel, er moeten regelmatig zaken hersteld of opnieuw gedaan worden...

Kosten van procesverstoringen

Procesverstoring kost tijd, materiaal, energie, menselijke energie, reputatieverlies bij belanghebbenden en daarmee direct en indirect ook geld. Veel geld. Zo veel dat sommige organisaties schommelen tussen gezonde winst en zware verliezen omdat het proces en de kwaliteit niet op orde zijn. Dat is zonde en kan vermeden worden door slim te zijn.

Uit onderzoeken en op basis van jaren ervaring heeft Comm’ant een methode ontwikkeld waarmee de oorzaken van een procesverstoring razendsnel worden geïdentificeerd. Dat is de eerste stap om de weg naar slimme kostenbesparing in te zetten.

Je kijkt in deze methode systematisch naar alle overdrachtsmomenten tussen afdelingen, processen en partijen. Je onderzoekt de kwaliteit van deze overdrachtsmomenten in de afspraak, de uitvoering en de beleving van belanghebbende, van zowel de opsteller als de ontvanger.

Het identificeren en reduceren van onnodig of dubbel werk levert direct een 100% kostenbesparing op. Het identificeren van de échte oorzaak van procesverstoringen levert een ongekend verbeterpotentieel op, waarbij de organisatie flinke kostenbesparing kan realiseren.

De eerste stap in de Comm’ant methode is om de essentie van jouw bedrijfsprocessen boven water te krijgen, bijvoorbeeld met behulp van het Process Model Canvas die je gratis kunt downloaden via onze website.

Wil je aan de slag voor meer winst door kostenverlaging?

Wil je een vrijblijvend kennismakingsgesprek of een demo van Comm'ant management software? Boek dan een afspraak in met onze processpecialisten! Samen gaan we aan de slag om jouw winstgevendheid te vergroten.

Of lees eerst ons volgende artikel: meer winstgevendheid door lagere risico’s.

« terug