Bedrijven zijn altijd op zoek geweest naar manieren om hun procesbeheer te verbeteren, en in de loop der jaren zijn diverse hulpmiddelen en technieken ontwikkeld om daarbij te helpen.
Eén zo'n tool is het swimlane diagram, dat in veel organisaties wordt gebruikt om bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te visualiseren.
Er zijn echter een paar uitdagingen die zich kunnen voordoen bij het gebruik van de swimlanes. In de praktijk zien we dat deze uitdagingen zich voornamelijk voordoen in de volgende 2 situaties:
- Als de swimlanes “statisch” worden gevisualiseerd, bijvoorbeeld met behulp van Visio, Miro, Canva, Lucidchart of een andere visualiseringstool.
- Als de swimlanes worden ingezet als een opzichzelfstaande tool voor procesbeheer.
In dit artikel nemen we je daarom mee in deze uitdagingen - en veel belangrijker: hoe je een succesvol procesmanagement systeem binnen jouw organisatie bouwt.
Wat zijn Swimlanes: betekenis
Swimlanes zijn een systeem van parallelle lijnen dat processtappen visueel in categorieën verdeelt. Het verschil met normale flowcharts is dat het swimlane diagram toont wie welke stap moet uitvoeren. Elke "zwembaan" of stroom toont welke activiteiten moeten worden uitgevoerd door een specifieke afdeling of team.
Het doel van swimlanes is om gemakkelijker te zien welke taken door welke afdelingen of personen worden uitgevoerd, en om potentiële knelpunten te identificeren.
Het gebruik van swimlanes is populair als procesvisualisatie. Vaak wordt het diagram uitgewerkt in een visualiseringstool zoals Visio, en vervolgens gedeeld met de belanghebbenden in het proces.
In onze ervaring schiet de inzet van swimlanes op deze manier tekort, en levert dat (onnodige) uitdagingen op.
Uitdaging 1: Het zijn tekeningen
Begrijp ons niet verkeerd - we moedigen het visualiseren van processen juist aan. De beperking van het swimlane diagram is echter dat in veel organisaties het daarbij blijft - bij een losse tekening, een afbeelding. Een opzichzelfstaand diagram dat geen onderdeel is van een groter geheel.
Uitdaging 2: Het zijn geen levende processen
Doordat het swimlane diagram vaak als statische afbeelding wordt gevisualiseerd, toont het niet de dynamiek van een proces. Om echt effectief te zijn, moet procesbeheer een voortdurende en iteratieve activiteit zijn. Swimlane diagrammen lenen zich daar minder goed voor.
Uitdaging 3: Geen connectiviteit
Swimlane diagrammen tonen de onderlinge relaties tussen de processen en bijvoorbeeld de gebruikte systemen niet. Een klantorder kan bijvoorbeeld een productieproces op gang brengen, dat op zijn beurt een logistiek proces op zal starten.
De visualisering hiervan ontbreekt in een statisch swimlane diagram. Een swimlane diagram toont slechts één proces tegelijk en laat niet zien hoe dit specifieke proces zich verhoudt tot haar omgeving, daar waar met het procesresultaat moet worden verder gewerkt, bijvoorbeeld.
Uitdaging 4: Inconsistentie
Er is geen standaardmethode om swimlane diagrammen tekenen. We hebben dan ook in meerdere organisaties gezien dat collega's, teams, of afdelingen op verschillende manieren de swimlanes maken of invullen. Dit gebrek aan consistentie kan leiden tot verschillen in interpretatie, verwarring en misverstanden.
Uitdaging 5: Geen outputs gedefinieerd
In swimlane diagrammen draait het om de activiteiten die uitgevoerd worden in een proces.
In onze ervaring is het juist essentieel om de output te definiëren, zodat het is duidelijk wat het eindresultaat van een proces moet zijn. Doordat het resultaat niet duidelijk wordt in swimlanes, missen processen een duidelijk doel. Een doel waar je op kunt meten, reflecteren en sturen.
Om deze reden is het van groot belang om swimlanes niet als een opzichzelfstaande tool te gebruiken; in het swimlane diagram mist immers belangrijke informatie.
Uitdaging 6: Details missen
Omdat swimlanes vaak op 1 A4'tje worden afgebeeld, bestaat de neiging om details weg te laten. Dit kan aanvaardbaar zijn voor overzichten op zeer hoog niveau, maar het wordt snel een probleem wanneer je swimlanes wilt gebruiken als basis voor procesmanagement.
In dat laatste geval moet je veel meer in detail treden om onnodige fouten te voorkomen. We adviseren om bijvoorbeeld per output in je proces de 6 beheersaspecten definiëren. Welke IT-systemen zetten we in voor het creëren van deze output? Wie is verantwoordelijk? Welke risico's zijn eraan verbonden?
Uitdaging 7: Achterliggende informatie mist
Als je deze lijn doortrekt, mist dus ook achterliggende informatie. Wanneer je swimlane diagrammen op papier uittekent en op zichzelf gebruikt, zijn ze tweedimensionaal, en kunnen niet de achtergrondinformatie tonen die zo belangrijk is voor het uitvoeren van de taken die beschreven zijn in het diagram.
Juist door te werken met een relationele database waarin informatiestromen centraal staan, zorg je dat elke collega toegang heeft tot de kennis die hij of zij nodig heeft om zijn of haar werk te doen.
Wat werkt dan wel?
Hoe zorg je er dan voor dat je een systeem bouwt waarin informatiestromen centraal staan? Dat je processen in kaart brengt op een manier die ervoor zorgt dat iedereen toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft om zijn werk te doen?
Door met procesmanagement software zoals Comm’ant te werken, creëer je één centrale, digitale ruimte waarin alle informatie over de processen wordt verzameld. Zo heb je altijd een actueel beeld van wat er in de organisatie gebeurt en weet je zeker dat alle betrokkenen met dezelfde informatie werken.
Het Comm'ant systeem is gebouwd op een combinatie van 2 modellen voor procesbeschrijvingen, waarmee het zeker is dat geen enkel detail wordt gemist en het overzicht voor iedereen duidelijk is: het Watervalmodel en het SIPOC model.
In het Comm’ant systeem visualiseer je het proces op een manier die (vergelijkbaar met het swimlane diagram) in één oogopslag duidelijk maakt wie (collega / team / afdeling) voor welke taken binnen het proces verantwoordelijk is, maar bovendien direct de onderlinge samenhang en de informatiestromen inzichtelijk maakt.
Het Waterval model
Met het waterval model worden de processen voorgesteld als logische opeenvolgende stappen, of "fasen". Dit maakt het eenvoudig om te zien hoe de informatie door de organisatie stroomt en de bijbehorende processen zich tot elkaar verhouden.
Het SIPOC model
Het SIPOC model (supplier, input, process, output, customer) helpt je vervolgens om, per proces, de activiteiten (of processtappen) met de bijbehorende informatiestromen gedetailleerd in kaart te brengen. Met dit model is, in tegenstelling tot swimlanes, niet alleen de activiteit die uitgevoerd moet worden zichtbaar.
Het model laat ook zien wie de "supplier" is van de benodigde informatie (degene die input levert) en wie de "customer" is van een proces (degene aan wie de output, het procesresultaat, wordt geleverd).
In deze weergave wordt dus naast de activiteit (de uitvoering) ook aandacht gegeven aan het resultaat van een proces. Waarom?
Omdat daardoor iedereen die onderdeel is van het proces precies weet waar hun output aan moet voldoen. Hiermee wordt de kans dat je product of service voldoet aan de gestelde eisen en kwaliteit vele male groter.
Met Comm'ant processen in kaart brengen
Wanneer je Comm'ant gebruikt om jullie processen in kaart te brengen, zorgt het systeem ervoor dat alle betrokkenen altijd over de meest recente informatie beschikken. In Comm'ant wordt namelijk alle informatie over een proces op één plek verzameld:
Hoofdprocessen bundelen 
In het Comm'ant systeem bundel je processen op basis van de informatiestromen. Dit maakt het gemakkelijk om te zien hoe de processen samenhangen, en wat hun doel is. Daardoor krijg je een duidelijk overzicht van alle processen in je organisatie.
Informatie centraal beschikbaar
Comm’ant zorgt ervoor dat informatie over het proces altijd beschikbaar is voor alle betrokkenen. Dit komt doordat alle relevante informatie over een (hoofd)proces op één plek is gebundeld: van de gedetailleerde procedures, tot en met de rollen en verantwoordelijkheden, kwaliteitseisen en bijbehorende systemen en documenten.
Dynamiek en connectiviteit in processen
Comm'ant maakt het mogelijk om processen dynamisch in kaart te brengen. Dit betekent dat je eenvoudig de volgorde van stappen kunt wijzigen of nieuwe stappen kunt toevoegen. Ook kan je processen aan elkaar koppelen, zodat informatie maar één keer hoeft te worden ingevoerd. Dit bespaart veel tijd en zorgt ervoor dat iedereen altijd met dezelfde, actuele informatie werkt.
Werk beter samen met behulp van Comm'ant
Met Comm'ant creëer je transparantie en duidelijkheid over wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Dat maakt het voor alle betrokkenen gemakkelijker om hun werk goed te doen. Kortom: met onze procesmanagement software werk je slimmer, niet harder!
Wil je meer weten over hoe Comm'ant je organisatie kan helpen om beter samen te werken? Neem dan contact met ons op voor een gratis demo. Dan gaan we samen kijken hoe we je kunnen helpen met het neerzetten van een succesvol managementsysteem.
