Wanneer je diep in de praktijk zit van procesmanagement, kan het soms goed zijn om even een stap terug te nemen. Uit te zoomen. Want waarom doen we het ook alweer? En wat zien we nu gebeuren in de wereld van procesbeheersing?
In de hectiek van ons dagelijkse werk kunnen we soms vergeten waarom we ons in de eerste plaats op procesbeheer hebben gestort. Laten we daarom teruggaan naar de essentie en ons herinneren waarom procesbeheer zo cruciaal is voor het succes van onze organisatie.
Procesbeheer (of procesmanagement) vormt het fundament van een goed georganiseerde, efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Het stelt organisaties in staat om hun bedrijfsprocessen continu te optimaliseren, verspilling tegen te gaan en maximale waarde te genereren voor zowel klanten als andere stakeholders.
Governance, Risk en Compliance (GRC) zijn daarbij cruciale aspecten van procesbeheer. Door onze processen goed te beheren, zorgen we voor een effectieve governance-structuur, beheersen we risico's en voldoen we aan wet- en regelgeving.
Procesmanagement en kwaliteitsmanagement zijn daardoor ook nauw met elkaar verbonden. Door ons werk te organiseren, de keten te stroomlijnen, de samenwerking te verbeteren en het resultaat te optimaliseren, borgen we eisen op het gebied van QHSE en andere belangrijke aspecten. Dit helpt om de efficiëntie en effectiviteit van onze organisatie te vergroten.
Daarbij draagt procesbeheer ook nog eens bij aan het borgen van kennis binnen de organisatie. Door processen te documenteren en te onderhouden, zorgen we ervoor dat de opgedane kennis behouden blijft en overdraagbaar is. Dit is essentieel voor het behoud van onze expertise en het faciliteren van groei en ontwikkeling.
Nu we een stap terug hebben gezet, zullen we kijken naar waar we nu staan en wat voor trends invloed hebben op procesbeheer.
De wereld verandert steeds sneller, en de complexiteit en chaos nemen toe. Organisaties worden uitgedaagd om zich aan te passen aan deze veranderingen en hun processen continu te verbeteren. Tegelijkertijd vragen sommigen zich af of traditionele procesbeheermethoden nog wel relevant zijn en of we niet toe zijn aan een nieuwe benadering.
Met dit in gedachten, formuleren we 5 aanbevelingen met betrekking tot de toekomst van procesbeheer.
Agile werken wordt steeds meer gepropageerd als de oplossing voor de snel veranderende wereld van vandaag. Maar de praktijk laat zien dat deze aanpak ook een keerzijde heeft. Het constant heroverwegen en aanpassen van processen, gaat ten koste van stabiliteit. Daarbij gaan inspanningen verloren in het zoeken naar verbetering.
Het is belangrijk om te erkennen dat niet alle processen even geschikt zijn voor een agile aanpak. Het is daarom noodzakelijk om een gebalanceerde benadering te hanteren, waarbij traditionele en agile methoden worden gecombineerd op basis van de aard van de activiteit en de behoeften van de organisatie. Zo kan worden voorkomen dat agile werken doorslaat en er onnodige verspilling ontstaat.
Voor bedrijven die zich richten op operational excellence is procesbeheer cruciaal om winstgevend te blijven. Dit vereist een gestructureerde aanpak, zoals de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus, om variatie en verspilling te beheersen en tegelijkertijd ruimte te laten voor innovatie en verbetering.
Georganiseerde variatie betekent daarbij dat bedrijven erkennen dat er binnen hun processen ruimte moet zijn voor aanpassingen op basis van individuele situaties en klantbehoeften. Dit vereist een evenwichtige aanpak waarbij enerzijds gestreefd wordt naar standaardisatie en efficiëntie, en anderzijds rekening wordt gehouden met de unieke aspecten van elke situatie.
Het implementeren van geavanceerde proces- en kwaliteitsmanagement software zoals Comm’ant kan bijdragen aan het beheersen van georganiseerde variatie. Beschrijf je processen en regel de registraties in de webapplicatie. Hierdoor krijgen medewerkers duidelijkheid over de kaders, eisen en verwachtingen qua output. Zij houden de professionele ruimte die nodig is om flexibel hun doel te bereiken. In andere woorden: georganiseerde variatie.
In hyper-performance organisaties zoals start-ups draait alles om het maximaliseren van efficiëntie en effectiviteit door middel van digitalisering. Dit betekent dat menselijke betrokkenheid bij processen steeds verder wordt teruggedrongen en vervangen door geautomatiseerde systemen en algoritmes. Het is belangrijk om in deze context de balans te bewaren tussen technologie en menselijk vakmanschap, zodat innovatie en creativiteit niet verloren gaan.
De opkomst van kunstmatige intelligentie (denk ook aan praktische oplossingen zoals ChatGPT), robotisering en andere geavanceerde technologieën bieden kansen voor organisaties om hun processen verder te optimaliseren en efficiënter te werken. Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat medewerkers betrokken blijven en de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om te kunnen werken met deze nieuwe technologieën.
In bedrijven waar vakmanschap centraal staat, is het van groot belang om medewerkers kaders en richtlijnen te bieden en tegelijkertijd hun betrokkenheid hoog te houden. Dit geldt met name in sectoren zoals de bouw, infrastructuur en de maakindustrie, waar maatwerk voor de klant essentieel is en een projectmatige aanpak met fasen en kwaliteitscontroles vereist is. Het betrekken van medewerkers bij besluitvorming en het stimuleren van hun inbreng kan bijdragen aan een hogere kwaliteit en betere resultaten.
Om vakmanschap en betrokkenheid te bevorderen, moet je als organisatie een cultuur creëren waarin medewerkers zich gewaardeerd en gehoord voelen. Dit kan onder meer door het bieden van opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, het erkennen van prestaties en het stimuleren van samenwerking en kennisdeling.
We leven in een tijd waarin organisaties steeds meer verantwoording moeten afleggen en voldoen aan strengere regelgeving. Dit leidt tot een toenemende juridificering van bedrijfsprocessen en de noodzaak om te voldoen aan strengere regelgeving.
Om aan deze eisen te kunnen voldoen, is het belangrijk dat organisaties hun processen en systemen op orde hebben en in staat zijn om op een transparante en traceerbare manier te werken. Dit omvat onder andere het inrichten van effectieve risicomanagementprocessen, het implementeren van interne controlemechanismen en het waarborgen van de naleving van wet- en regelgeving.
Comm'ant kan bedrijven hierbij ondersteunen door middel van geavanceerde proces- en kwaliteitsmanagement software. Met het platform kunnen organisaties eenvoudig aantonen dat ze aan alle wettelijke eisen voldoen en risico's effectief beheren. Het antwoord op de vraag "hoe hebben wij dit geregeld?" is altijd slechts een paar klikken verwijderd, waardoor bedrijven zich veel beter kunnen concentreren op hun kerntaken en innovatie.
In deze blog hebben we eerst gekeken naar de essentie van procesbeheer en hoe dit bijdraagt aan het succes van organisaties. We hebben ook gekeken naar de veranderende wereld van procesbeheer en de vijf adviezen die organisaties kunnen helpen om zich aan te passen aan deze veranderingen.
Deze adviezen omvatten onder meer het hanteren van een gebalanceerde benadering tussen traditionele en agile methoden, het beheersen van georganiseerde variatie, het vinden van de juiste balans tussen technologie en menselijk vakmanschap, het bevorderen van vakmanschap en betrokkenheid en het voldoen aan hogere eisen en toenemende juridificering door middel van effectieve risicomanagementprocessen en interne controlemechanismen.
Met Comm'ant Process & Forms ben je voorbereid op de toekomst. Het web-based platform biedt de mogelijkheid om jouw managementsysteem op één plek in te richten en overal beschikbaar te stellen, via desktop, laptop of mobiel. Hierbij kun je de relevante informatie ophangen aan het raamwerk van je processen.
Op deze manier creëer je een transparante en overzichtelijke omgeving, waarbij alle benodigde informatie centraal beschikbaar is voor iedereen die daar toegang toe moet hebben.
Benieuwd naar de mogelijkheden van de Comm'ant methodiek en software? Neem vrijblijvend contact op met onze procesexperts!