Recent heeft Eric Kriesch zijn afstudeeronderzoek rondom de dynamiek van multi-site managementsystemen afgerond: hij is met vlag en wimpel geslaagd!
Hieronder tref je de samenvatting van de belangrijkste conclusies. Later volgt een uitgebreider verslag dat ook in het vakblad Kwaliteit in Bedrijf zal verschijnen.
Multi-site managementsystemen zijn cruciale, maar onderbelichte hulpmiddelen in het organisatorisch beheer. Hoewel deze systemen breed worden ingezet door organisaties met operaties op meerdere locaties, zijn publicaties die hun structuur en effectiviteit beschrijven schaars. Het enige officiële raamwerk dat de certificering en audit van multi-site managementsystemen begeleidt, MD1, werd in 2007 geïntroduceerd en is sindsdien geüpdatet in 2018 en 2023. In tegenstelling tot de goed gedocumenteerde processen voor het integreren van verschillende managementsystemen (bijvoorbeeld ISO-richtlijnen), is er echter weinig onderzoek of mainstream discussie die specifiek gewijd is aan multi-site management.
Deze studie vertegenwoordigt een van de eerste systematische onderzoeken naar multi-site managementsystemen. Door een uitgebreide literatuurstudie, het onderzoeken van relevante documenten, een online enquête en validatie-interviews met deskundigen uit de industrie, identificeert dit onderzoek de belangrijkste factoren die multi-site management beïnvloeden, evenals de bijbehorende risico’s en voordelen.
Fig 1. Motieven om naar een multi-site managementsysteem over te stappen:
Belangrijkste bevindingen: Drijfveren, risico’s en structurele implicaties van Multi-Site Management
- Top-Down organisatorische invloed gedreven door financiële motieven
De overgang naar een multi-site managementsysteem is vaak financieel gemotiveerd en wordt geleid door het topmanagement. Het consolideren van systemen over verschillende locaties kan economische voordelen bieden, maar vereist ook een gecentraliseerde, hiërarchische benadering van management, wat de autonomie van lokale vestigingen kan uitdagen.
- De rol van interne audits en certificeringsverwachtingen
Certificeringsorganen vertrouwen op robuuste interne audits om de kloof te overbruggen die ontstaat door de steekproefmethoden die worden gebruikt in externe audits. Interne auditors, uitgerust met zowel aantoonbare expertise als juridische kennis, spelen een cruciale rol in het waarborgen van naleving en het behoud van certificeringsnormen.
- Wereldwijde harmonisatie voor een Level playing field
Er is een groeiende behoefte aan consistente, wereldwijd geharmoniseerde interpretaties van MD1-vereisten, vooral voor locaties met een hoog risico. Het International Accreditation Forum (IAF) is opgeroepen om deze afstemming te faciliteren, waardoor eerlijkere en voorspelbare certificeringspraktijken wereldwijd mogelijk worden.
- Impact van non-conformities op Multi-Site certificering
Een grote non-conformity die bij één locatie wordt vastgesteld, kan de certificeringsstatus van de hele organisatie beïnvloeden. Dit risico onderstreept het belang van systematische interne audits en tijdige oplossingen van auditbevindingen om wijdverspreide gevolgen te voorkomen.
- Toegenomen werkdruk voor gecentraliseerde rapportage en documentatie
Bij een multi-site systeem verschuift de verantwoordelijkheid voor data-analyse en rapportage vaak naar een centrale functie, wat de administratieve werkdruk kan vergroten. De uitdaging ligt in het waarborgen dat alle processen voldoen aan de eisen van ISO Hoofdstuk 10 en MD1, met name sectie 7.7, die het verwerken van auditbevindingen regelt.
- Duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheden over verschillende locaties
Effectief multi-site management vereist een duidelijke afbakening van rollen en verantwoordelijkheden op zowel lokaal als centraal niveau. Deze structuur helpt ervoor te zorgen dat aan de specifieke behoeften van locaties wordt voldaan zonder de integriteit van het gecentraliseerde systeem in gevaar te brengen.
- Afstemming van processen en documentatie
De vergelijkbaarheidsnormen van MD1 impliceren dat processen en documentatie over de locaties heen geharmoniseerd moeten worden. Deze afstemming faciliteert een samenhangende managementaanpak en helpt bij het voldoen aan de nalevingsvereisten.
Conclusie
Dit onderzoek biedt een helderder inzicht in de complexiteit van multi-site managementsystemen, van de financiële drijfveren die de adoptie stimuleren tot de structurele en regelgevende uitdagingen die ze met zich meebrengen. Nu steeds meer organisaties opereren op meerdere locaties, wordt het begrijpen van deze dynamiek essentieel voor effectief management en langdurig succes.