De kosten van een ISO certificering zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 27001 kunnen flink oplopen.
Ter illustratie: bedrijven besteden gemiddeld € 40.000 aan een initiële ISO 27001 certificering, waarna nog eens jaarlijks €10.000 gereserveerd zal moeten worden voor hercertificering.
En wanneer je organisatie er niet in slaagt om direct de certificering te behalen, zullen de kosten nog hoger oplopen. Vooral grotere bedrijven met meerdere vestigingen (al dan niet in verschillende landen) lopen risico op het falen van de audit.
Door de hoogoplopende kosten en onnodige complexiteit voor bedrijven met meerdere vestigingen is de noodzaak ontstaan om te zoeken naar haalbare oplossingen voor ISO-certificeringen. Daarom kan je met "Multi-site certificering" meerdere vestigingen van een bedrijf met één certificaat certificeren.
In deze blog leggen we je alles uit over Multi-site certificering en hoe je de managementsoftware van Comm’ant kunt gebruiken om hier succesvol mee aan de slag te gaan.
Wat is Multi-site certificering voor ISO?
Met een ISO-certificering geeft jouw organisatie blijk van het feit dat het aan de desbetreffende norm voldoet. Dat geldt dan voor de gehele organisatie of de gedefinieerde scope van activiteiten waar het certificaat voor is afgegeven. Als je bedrijf meerdere vestigingen (sites) heeft, wellicht in meerdere landen, moet elke vestiging, jaarlijks apart een ISO-certificering realiseren. Dit is een behoorlijk redundant proces en de kosten kunnen flink oplopen. Dan is de keuze voor Multi-site certificering al snel interessant.
Bij Multi-site certificering moet je een centraal gecoördineerd managementsysteem hebben dat door al je vestigingen en het hoofdkantoor gebruikt wordt. Daarnaast breng je van elke vestiging de afwijkende bedrijfsprocessen in kaart.
Doordat je managementsysteem met de standaard processen en registraties centraal georganiseerd is, hoeft de auditor niet telkens bij elke vestiging langs te gaan. Er vindt steekproefsgewijs een audit plaats. De grootte van deze steekproef staat vast in een formule die mondiaal is vastgelegd in het MD1 document (zie paragraaf 6.1.2).
Hoe kom je in aanmerking voor Multi-site certificering: de vereisten
Het is belangrijk om te weten dat er verschillende criteria zijn opgesteld om in aanmerking te komen voor Multi-site certificering, onder andere (zie het MD1 document voor de officiële lijst):
- Alle deelnemende vestigingen moeten dezelfde eigenaar hebben
- Het bedrijf heeft een team van mensen die de processen bij de sites top-down plannen en controleren (“Central Function”)
- Het managementsysteem moet gehanteerd worden door alle vestigingen
- Documentatie binnen het managementsysteem wordt centraal beheerd
- Er is een centraal mechanisme voor continue verbetering van alle vestigingen
Voordelen van ISO-groepscertificering
We hebben zojuist de vereisten besproken om te kiezen voor certificering op meerdere locaties. Deze zijn niet altijd gemakkelijk te implementeren. Maar de vele voordelen maken deze manier van certificeren heel interessant.
Voordeel 1: Kostenbesparing
Het meest voor de hand liggende voordeel is natuurlijk het economische voordeel. Multi-site certificering helpt om onnodig en overbodig dubbel werk te verminderen. De auditkosten worden verlaagd omdat slechts een beperkt aantal locaties elk jaar hoeft te worden gecontroleerd. Vooral wanneer je bedrijf in meerdere landen gevestigd is, zal het prijskaartje als gevolg van Multi-site certificering aanzienlijk gunstiger worden.
Voordeel 2: Geharmoniseerde bedrijfsvoering
Een geharmoniseerde bedrijfsvoering is een bijproduct van Multi-site certificering dat zeker niet over het hoofd mag worden gezien.
Wat bedoelen we daarmee? Voor Multi-site certificering creëer je een centraal systeem waar je de standaard bedrijfsvoering uittekent, de zogenaamde Central Function. Daardoor werken alle vestigingen in de basis volgens dezelfde processen en procedures.
Door inzet van zo’n centraal systeem verbeter je de communicatie en werkafspraken binnen het gehele bedrijf. Je spreekt nu namelijk allemaal dezelfde taal! De communicatielijnen worden korter omdat alle medewerkers bij twijfel kunnen terugvallen op het centrale systeem. Hierdoor ontstaat ruimte om samen te leren en te verbeteren.
Voordeel 3: Betere bedrijfsvoering
Wanneer je een centraal managementsysteem inzet, breng je in één systeem de complete bedrijfsvoering in kaart van alle sites, en regel je centraal de benodigde registraties en rapportages voor met name interne audits, continue verbeteren en management review. Hierdoor zul je al snel ontdekken in welke vestigingen en processen verbeteringen nodig zijn en kun je ze direct doorvoeren. Met de managementsoftware van Comm’ant voor efficiënte procesbeschrijving, documentbeheersing en registraties, identificeer je gebreken en kansen... real-time.
Voordeel 4: Verbeterde klanttevredenheid
Een centraal managementsysteem leidt tot betere communicatie en kortere besluitvormingslijnen. Daardoor kan je veel sneller reageren op verzoeken en klachten van klanten. Bovendien ervaren klanten meer consistentie in de kwaliteit van jullie producten of diensten, omdat alle vestigingen volgens dezelfde processen en procedures werken.
Voordeel 5: Grotere tevredenheid van de werknemers
Ook voor je collega's heeft het centrale managementsysteem dat vereist is voor Multi-site certificering veel voordelen. Omdat alle procedures duidelijk in kaart zijn gebracht, weten ze precies wat er van hen verwacht wordt. Bovendien kun je dankzij het systeem van continue verbetering hun veranderingsvoorstellen snel doorvoeren. Dit zorgt niet alleen voor verhoogde kwaliteit, maar ook voor een verbeterde moraal op de werkvloer.
Multi-site certificering is dus niet alleen uit economisch oogpunt interessant, maar levert je bedrijf ook vele andere (kwalitatieve) voordelen op. Toch gaat het ook gepaard met een aantal uitdagingen waar je je bewust van moet zijn.
Uitdagingen bij Multi-site certificering
Voor Multi-site certificering moet je een centraal managementsysteem hebben. Als op dit moment elke vestiging de bedrijfsvoering op zijn eigen manier organiseert, zal je een systeem moeten creëren waarin je dit centraal regisseert. Hier komen uitdagingen bij kijken waaraan je aandacht moet besteden.
Uitdaging 1: Capaciteit en efficiency
Veel bedrijven hebben moeite om multi-site certificering op te zetten en vol te houden. Het ontbreekt ze aan capaciteit en goed gereedschap voor het maken en beheren van:
- Procesbeschrijvingen en eventuele vertalingen
- Content- en documenten, en de controle
- Data collectie (bottum-up)
- Data analyse en rapportages
De business case voor multi-site certificering is beslist winstgevend wanneer je het traject overziet en met een slim ‘centraal gestuurd - decentraal toegepast’ managementsysteem werkt zoals Comm’ant. Dat maakt het werk effectief en efficiënt.
Uitdaging 2: Lang traject
Multi-site certificering vereist een goed uitgedacht en stapsgewijs programma. Je zult een bedrijfsbrede standaard moeten opzetten. Dit houdt in dat je met het management van elke vestiging in gesprek moet gaan.
Samen met hen – en de relevante proceseigenaren - breng je de bedrijfsprocessen in kaart en leg je het fundament voor acceptatie en een succesvolle implementatie. De managementsoftware van Comm’ant komt hierbij goed van pas. Het helpt je bij het houden van overzicht en het voeren van de regie. Met een gemeenschappelijke taal en lokale verfijning.
Om je goed voor te bereiden heeft Comm’ant een praktisch draaiboek waarmee je bij de implementatie van Multi-site certificering een vliegende start maakt.
Uitdaging 3: (Bedrijfs)culturele verschillen
Als je met Multi-site certificering aan de slag gaat word je ongetwijfeld geconfronteerd met culturele verschillen. Elk bedrijf heeft zijn zo zijn eigen DNA.
Implementatie in alle vestigingen is cruciaal om aan Multi-site certificering te kunnen voldoen. Als de bedrijfscultuur in een vestiging afwijkt van de “standaard”, kan de acceptatie lastig worden. Dit is zeker een uitdaging als er ook sprake is van internationale vestigingen.
Reserveer voldoende tijd en aandacht voor de verschillen en zoek vooral de verbinding in de overeenkomsten. Houd oog voor de eigen identiteit, betrek alle stakeholders en creëer daarmee draagvlak en acceptatie voor de (nieuwe) ontwikkelingen. De acceptatiegraad bepaalt immers voor een onevenredig groot deel de effectiviteit van het systeem.
Meer lezen? We hebben eerder een blog geschreven over het creëren van draagvlak voor kwaliteitsmanagement binnen je organisatie.
Succesvol certificeren? Slimmer én makkelijker met Comm’ant!
Nu je weet wat Multi-site certificering is en wat de voordelen en uitdagingen ervan zijn, kan je zelf aan de slag gaan voor jouw organisatie. Hierna volgen nog een aantal tips die je kunnen helpen om succesvol de certificering te behalen.
Gebruik gespecialiseerde softwaretools voor jouw managementsysteem
Het inrichten van een managementsysteem is vaak erg complex en kent vele vereisten.
Sommige organisaties proberen dit met losse Word, Excel documenten en Visio tekeningen. Dit leidt vaak tot onnodige chaos – het kost tijd om het er telkens bij te pakken en het beheer en onderhoud van deze documenten is arbeidsintensief.
Wanneer je slimme managementsoftware toepast, kan je de informatie op een centraal punt vastleggen, raadplegen en onderhouden. De informatie is altijd up-to-date en direct beschikbaar voor alle vestigingen, desgewenst in de eigen taal, in één online platform.
Met Comm’ant’s software richt je een effectief en toegankelijk centraal managementsysteem in.
Kies de juiste certificeringsinstelling
Wanneer je van plan bent om de Multi-site certificering aan te vragen, is het belangrijk dat je de juiste certificeringsinstelling kiest.
Als je bedrijf in meerdere landen gevestigd is, kan het prijskaartje flink oplopen om een auditor naar de verschillende vestigingen te sturen. Per land lopen de certificeringskosten behoorlijk uiteen. Het is belangrijk om goed onderzoek te doen naar een certificeringsinstelling die op internationaal niveau een goede offerte kan maken.
Door gebruik te maken van managementsoftware van Comm’ant in de cloud, geef je de auditor de mogelijkheid om de audit deels remote te doen. De auditor kan op afstand meekijken in het systeem en zo efficiënt een groot deel van zijn werkzaamheden uitvoeren.
Er zijn nogal wat mogelijkheden die je zult moeten afwegen. Comm’ant is geen certificeringsinstelling, maar onze multi-site specialisten delen graag hun ervaringen met je op dit gebied.
Tot slot
Comm’ant heeft een oplossing om Multi-site certificering op de agenda te zetten en haalbaar te maken. Dat gaat je jaarlijks veel kosten besparen. Bovendien helpt de inzet van onze managementsoftware bij de verbetering van de productiviteit en betrokkenheid binnen alle vestigingen. Je kan er dus niet vroeg genoeg mee starten!
Aan de slag gaan met Multi-site certificering? Comm’ant helpt je graag met het opzetten van een managementsysteem dat het eenvoudiger maakt om de certificering te realiseren.
Op het gebied van Multi-site certificering werken wij veel samen met onze consulting partner MD1.support.
