Met de introductie van ISO 9001:2015 onderging kwaliteitsmanagement een significante verandering. De noodzaak voor gedetailleerde, integrale procesbeschrijvingen werd verminderd, wat organisaties meer flexibiliteit bood in hoe zij hun kwaliteitsprocessen documenteerden en beheerden. Velen deden hun procesbeschrijvingen de deur uit. Nu, bijna tien jaar later, is het duidelijk dat de behoefte aan duidelijkheid en kaders voor operational excellence, in de vorm van een procesgerichte aanpak, juist enorm is toegenomen. Het kind lijkt met het badwater te zijn weggespoeld. Lijkt, want er is al enige tijd weer veel meer aandacht voor de productiviteit binnen organisaties.
De veranderingen in ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 introduceerde verschillende belangrijke wijzigingen die de manier waarop organisaties kwaliteitsmanagement benaderen, beïnvloedden:
- Risicogebaseerd denken
Deze benadering stimuleert organisaties om proactief risico's te identificeren en te beheersen, in plaats van te vertrouwen op uitgebreide procesdocumentatie. - Focus op leiderschap
Het belang van leiderschap en betrokkenheid van het topmanagement in kwaliteitsmanagement werd benadrukt, wat leidde tot een cultuurverandering binnen organisaties. - Verminderde documentatie-eisen
De vereisten voor uitgebreide procesbeschrijvingen werden versoepeld, wat organisaties meer vrijheid gaf in de manier waarop ze hun kwaliteitsprocessen documenteerden.
Toegenomen behoefte aan procesgerichte aanpak
Hoewel schijnbaar de noodzaak voor gedetailleerde procesbeschrijvingen afnam, groeide later – door allerlei “verrommeling” - de behoefte aan duidelijkheid en kaders voor operational excellence. Deze verschuiving wordt gedreven door verschillende factoren:
- Complexiteit van bedrijfsomgevingen
Moderne organisaties opereren in steeds complexere omgevingen, waardoor een gestandaardiseerde en consistente aanpak essentieel is voor succes. - Verbeterde efficiëntie en effectiviteit
Procesgericht management helpt inefficiënties te identificeren en te elimineren, wat leidt tot verbeterde prestaties en klanttevredenheid. - Verhoogde transparantie en verantwoordingsplicht
Duidelijke processen zorgen voor meer transparantie en bevorderen een cultuur van verantwoorde keuzes en rapportage binnen de organisatie. - Flexibiliteit en aanpasbaarheid:
Gestructureerde procesmodellen maken de organisatie wendbaarder en beter in staat om snel op veranderingen te reageren.
De rol van een goed ingericht procesmanagementsysteem
Een goed ingericht procesmanagementsysteem speelt een cruciale rol bij het realiseren van een wendbare organisatie, waarbij het streven naar operational excellence hoog in het vaandel staat. De belangrijkste elementen van een optimaal managementsysteem zijn:
- Procesmodel en -documentatie
Een effectief procesmodel en toegankelijke instructies zorgen ervoor dat alle betrokkenen begrijpen hoe processen moeten worden uitgevoerd en welke rollen en verantwoordelijkheden daarbij horen. - Continue verbetering
Een cultuur van continue verbetering wordt bevorderd door het stelselmatig evalueren en optimaliseren van processen. Tools zoals PDCA (Plan-Do-Check-Act) en Lean Six Sigma ondersteunen deze initiatieven. - Prestatiemetingen en Analytics
Het monitoren van procesprestaties met behulp van KPI's (Key Performance Indicators) en andere meetinstrumenten helpt organisaties om de effectiviteit van hun processen te beoordelen en verbeterpunten te identificeren. - Risicobeheer
Risicogebaseerd denken, zoals voorgeschreven door ISO 9001:2015, wordt geïntegreerd in het procesmanagementsysteem om potentiële risico's te identificeren en te mitigeren. - Betrokkenheid van Medewerkers
Het betrekken van medewerkers op alle niveaus bij procesverbeteringsinitiatieven bevordert een cultuur van eigenaarschap en innovatie.
Werken aan Procesvolwassenheid
Procesvolwassenheid verwijst naar het niveau van optimalisatie en standaardisatie van processen binnen een organisatie. Naarmate organisaties hun procesvolwassenheid ontwikkelen, doorlopen ze verschillende fasen van volwassenheid:
- Gefragmenteerd
Processen zijn ad-hoc en ongedefinieerd, succes hangt af van individuele inspanningen. - Beheerst
Basisprocessen zijn gedefinieerd en herhaalbaar, maar consistentie is nog niet gegarandeerd. - Gestandaardiseerd
Processen zijn goed gestructureerd en voorzien van standaarden voor de hele organisatie. - Gemanaged
Processen worden actief gemonitord en beheerd met behulp van prestatie-indicatoren. - Geoptimaliseerd
Continue verbetering is ingebed in de cultuur, de organisatie is flexibel en reageert proactief op veranderingen.
De introductie van ISO 9001:2015 heeft geleid tot een verschuiving in kwaliteitsmanagement, met minder nadruk op gedetailleerde procedures en meer focus op risicogebaseerd denken en leiderschap. Tegelijkertijd is de behoefte aan een procesgerichte aanpak toegenomen, gedreven door de complexiteit van moderne bedrijfsomgevingen en de noodzaak voor het verbeteren van de operationele prestaties. Een goed ingericht procesmanagementsysteem speelt een cruciale rol in het voldoen aan deze behoefte, door duidelijkheid, efficiëntie, transparantie en flexibiliteit te bieden. Door processen effectief te beheren en continu te verbeteren, kunnen organisaties niet alleen voldoen aan de eisen van ISO 9001:2015, maar ook duurzame concurrentievoordelen behalen en operational excellence realiseren.
Procesvolwassenheid ontwikkelen:
onze aanpak
Voel je ook de behoefte (of zelfs noodzaak) om aan de Procesvolwassenheid van jouw organisatie te werken? Neem contact op met onze specialisten en ervaar de mogelijkheden van onze aanpak en ondersteunende tools.
