Business Process Management (BPM) projecten zorgen voor 30-50% hogere productiviteit binnen bedrijven. Het vermindert tijd die normaal gestoken wordt in redundante taken, zorgt voor betere participatie van werknemers en verhoogt vervolgens klanttevredenheid.
Om BPM goed uitvoerbaar te maken, is het helder beschrijven van processen cruciaal. Elk bedrijf is hier vaak bewust, maar soms ook onbewust mee bezig. Maar wist je dat slechts de helft van de bedrijven actief inzet op het uitdenken en verbeteren van processen? Zonde, want het is juist de sleutel tot een gezonde en duurzame groei van de organisatie.
We zien dat veel organisaties overweldigd raken door de hoeveelheid losse procesbeschrijvingen en -tekeningen in hun systemen. Om maar niet te beginnen over de verwarring die ontstaat doordat verschillende afdelingen andere procesmodellen en methoden en bijbehorende taal en terminologie gebruiken. Niet gek dus dat je dan de voordelen die Business Process Management biedt niet maximaal benut!
Om je op weg te helpen leggen we je in deze blog uit welke soorten tools je kunt gebruiken om processen in kaart te brengen, de verschillen tussen deze tools, en nog veel belangrijker: welke tool het beste bij jouw situatie past. Goed gereedschap is namelijk het halve werk!
Afhankelijk van het doel van je procesbeschrijving kan je verschillende methodes toepassen en modellen kiezen (zoals SIPOC, Swimlanes, Value-Stream mapping). We gaan daar in deze blog niet dieper op in - we hebben eerder een blog geschreven over hoe je start met processen beschrijven.
In deze blog bespreken we het gereedschap dat je kan gebruiken om de processen daadwerkelijk te visualiseren en te delen met collega’s.
Er zijn twee categorieën tools die je hiervoor kan gebruiken: tekentools en modelleertools.
Kortgezegd houden ze het volgende in:
Tekentools zijn digitale platforms waar je vlot processen mee schetst. Het eindproduct is hierbij vaak een losse tekening die je bijvoorbeeld als PDF kunt delen met collega’s. Voorbeelden van zulke tekentools zijn Microsoft Visio, Google Drawings en Draw.io.
Met een modelleertool kan je op een digitaal platform je bedrijfsprocessen gedetailleerd en nauwkeurig beschrijven. Hierin is het mogelijk geavanceerde tekeningen te maken en daarin ook de onderlinge samenhang tussen processen (geautomatiseerd) inzichtelijk te maken. Een voorbeeld van een gebruiksvriendelijke modelleertool is Comm’ant Process.
Tekentools en modelleertools verschillen wezenlijk in hun toepassing. We hebben beide opties onderzocht en de belangrijkste verschillen op een rijtje gezet. Zo heb je in één oogopslag een goed beeld welk soort tool past bij jouw bedrijf.
Onderstaande tabel bevat de belangrijkste verschillen die gevonden zijn in het gehele onderzoek. Geïnteresseerd in de gehele tabel en uitleg van de verschillen? Ontvang het volledige overzicht in PDF.
|
|
MS-Visio/G-Drawings/Draw.io |
Comm’ant Process |
|
Type tool |
Tekentool |
Modelleertool |
|
Structuur & Vorm |
Vormvrij en creatief |
Gestructureerd met discipline |
|
Consistentie |
Handmatig consistentie bewaken |
Automatisch consistent modelleren |
|
Beheer & onderhoud |
Intensief en onoverzichtelijk |
Eenvoudig en inzichtelijk |
|
Kosten voor licenties |
Gratis en betaalde licenties voor tekentool |
Betaalde licenties voor online proces platform |
|
Tijd & kosten voor gebruik |
Arbeidsintensief |
Rapid prototyping |
|
Hergebruik elementen |
Geen database met elementen |
Database met herbruikbare objecten en relaties |
|
Koppelen met proces controls |
Handmatige structuur |
Automatisch structuur |
|
Samenhang met formulieren en registratiesystemen |
Handmatig |
Geïntegreerd |
|
Zoeken & vinden |
Zoeken in documenten-index |
Zoeken in database-model |
|
Publicatie & navigatie |
Handmatig publiceren |
Online toegankelijk platform |
|
Laatste versie |
Onbeheerste kopieën |
Single Point Of Content |
|
Rapportage mogelijkheden |
Handmatig tabellen bijhouden |
Automatische rapportages |
Nu ben je bekend met de verschillen tussen tekengereedschappen en modelleergereedschappen. Maar welke moet je gebruiken? Dat hangt natuurlijk af van je behoeften. We hebben daarom een aantal criteria op een rijtje gezet die de keuze zullen beïnvloeden. Je kunt deze gebruiken als richtlijnen voor het maken van een keuze in jouw situatie.
Wanneer je processen gaat beschrijven is het essentieel om de doelstelling voor ogen te hebben.
Is het een tijdelijk schema, verhaal of stappenplan als praatstuk? Bijvoorbeeld eentje die je eenmalig in een vergadering gebruikt, maar waar in de toekomst niet meer naar verwezen zal hoeven worden.
Of moet je langere tijd op de visualisatie voort kunnen bouwen als up-to-date bedrijfsvoering van de organisatie? Wellicht is het de bedoeling dat je periodiek de procesbeschrijving erbij moet halen. Bijvoorbeeld om te controleren of de procesafspraken in overeenstemming zijn met met bepaalde eisen, zoals ISO 9001.
Het verschil in doel is voor de hand liggend. Voor een tijdelijke klus is een tekentool voldoende. Bij een groter en langer durend project wil je liever gebruik maken van een toepassingsgericht systeem zoals Comm’ant Process.
Tijdelijk: Procestekeningen
Duurzaam: Comm’ant Process
Als je procesbeschrijving een solistisch doel heeft, kan je prima volstaan met losse tekeningen. Zodra je meer deelnemers, afdelingen, en dus andere processen betrekt, is er consistentie nodig in de aansluiting tussen de processen. Dan zijn er gegarandeerd kritieke overdrachtsmomenten, waarop je met losse schetsen niet ver komt.
Deze consistentie creëren en vervolgens bewaken is bijna onhaalbaar met losse tekeningen. Dan wordt het gehele procesbeschrijvingsproces de verantwoordelijkheid van één persoon, die het op orde moet hebben en overzicht moet houden. Ondersteuning en advies van anderen wordt haast onmogelijk doordat ze geen inzicht hebben in het proces. Met als gevold dat de processen en het procesmanagement niet leeft in de organisatie.
De behoefte aan een centraal systeem, waar de verschillende processen op elkaar aansluiten, wordt nog sterker wanneer meerdere mensen in de organisatie zich bezighouden met de beschrijving van hun processen. Dat vraagt om regie en samenwerking in één overkoepelend platform.
Solo: Tekentools
Samen: Comm’ant Process
Wanneer je besluit samen processen te beschrijven, wordt het karakter van de deelnemers in het beschrijvingsproces en de uiteindelijke gebruiker ook een belangrijk vraagstuk.
Is de procesbeschrijving alleen voor specialisten die complexe schematechnieken kunnen en willen doorgronden? Of moet de “gewone” collega er ook zijn weg in kunnen vinden? Is het belangrijk dat iedereen in de organisatie nauwkeurig werkt volgens procesafspraken?
Ook hier is het duidelijk. Processpecialisten zullen wellicht complexe procesvisualisaties interessant en geschikt vinden. Echter, voor deelnemers met uiteenopende achtergrond moet je een vorm, taal en gebruikersinterface kiezen die begrijpelijk is voor iedereen uit de organisatie. Je wilt dan een toegankelijk en gebruiksvriendelijk systeem, dat zorgt voor eenvoud in beheer en onderhoud mét consistentie, zoals Comm’ant Process.
Processpecialisten: Tekentool kan dan voldoende zijn
Iedereen: Comm’ant Process
De productiviteit die je uit je procesbeschrijving kan halen verschilt ook per procesbeschrijvingstool.
Als je snel een voorbeeld wil uittekenen tijdens een vergadering, is het gemakkelijk om dit met een tekentool te doen. Ook zijn veel tekentools gratis te gebruiken. Op de korte termijn is een tekentool dus best productief, door de tijd en kosten die je bespaart.
Wanneer je van plan bent om vaker je procesbeschrijving aan te passen en deze te gebruiken in verschillende rapportages en overlegmomenten, zul je naar de lange termijn kijken. Met een tekentool zal de arbeidsintensiviteit in dat geval hoog oplopen. Modelleertools zijn dan een betere investering van je tijd en geld, door hun dynamische functies.
Comm’ant Process is een investering in hogere productiviteit op de lange termijn.
Snel: Tekentools
Houdbaar: Comm’ant Process
Nu je de verschillen kent tussen een tekentool en Comm'ant Process, vraag je je misschien af hoe je met Comm'ant Process werkt.
Met Comm’ant Process maak je in de Cloud (of op een eigen server), met je webbrowser gestructureerd procesbeschrijvingen. Hierdoor heeft iedereen, bedrijfsbreed gemakkelijk toegang krijgen tot het systeem. Effectief en efficiënt te werk gaan wordt dan de norm.
Het wordt laagdrempeliger voor medewerkers om geïnformeerd te zijn over bedrijfsvoering, prestatiedoelen, enzovoort. Ze hebben toegang tot alle benodigde informatie, zoals instructies, checklists en registratieformulieren en andere hulpmiddelen. Collega’s kunnen feedback geven op knelpunten die het succes in de weg staan en verbetervoorstellen doen die de kans op succes vergroten.
Medewerkers zullen meer betrokkenheid voelen en de participatie zal toenemen.
In Business Process Management is de keuze reuze. De verschillende mogelijkheden kunnen als uitdagend overkomen.
Er zullen momenten zijn dat er vragen ontstaan: Sluit dit proces wel aan op de rest? Is iedereen op de juiste manier geïnformeerd en getraind? Hoe krijgen we feedback voor verbeterkansen en zaken om compliance te borgen?
Door gebruik te maken van een platform als Comm’ant Process voer je real-time aanpassingen door en zet je risico’s om in kansen. Door een centraal georganiseerd systeem in te voeren, houd je overzicht over je processen en benut je de kansen om continue te verbeteren optimaal.
De intelligente database van Comm’ant zorgt ervoor dat je “bouwstenen” maar één keer hoeft te beschrijven en daarna hergebruikt. Je construeert een model en zorgt voor consistentie: de output van het ene proces, is de input van een ander.
Vervolgens gaat het om het onderhouden van bedrijfsprocessen, met oog op kwaliteit, tijd en geld, risico’s en prestaties voor stakeholderwaarde. Dit organiseer je duurzaam en efficiënt met Comm’ant Process - de basis staat, het wiel hoeft niet telkens opnieuw te worden uitgevonden.
Het juiste gereedschap is het halve werk, zo ook bij het in kaart brengen van processen. In deze blog hebben we je de verschillen uitgelegd tussen tekentools en procesmodelleertools zoals Comm’ant Process.
Nu echt aan de slag met slim processen beschrijven? Neem contact op met een expert van Comm’ant. We helpen je graag om de verschillende mogelijkheden te ontdekken.