Checklists zijn een krachtig hulpmiddel om de workflow in jouw organisatie te stroomlijnen. Ze stellen je in staat om meer gedaan te krijgen, taken gemakkelijker te delegeren en uit te voeren, doelen sneller te bereiken en tijd en denkkracht te besparen.
Tegelijkertijd kunnen traditionele papieren checklists een nachtmerrie zijn. Papierwerk raakt kwijt, informatie wordt niet op tijd overgedragen en het kost veel tijd om alles in goede banen te leiden. Maar het kan anders!
Bij Comm'ant weten we als geen ander hoe belangrijk het is om processen te optimaliseren. Met behulp van digitale checklists kan je deze problemen gemakkelijk aanpakken en de workflow van je medewerkers verbeteren.
Met Comm’ant Forms kun je snel en doeltreffend slimme formulieren ontwerpen voor verschillende toepassingen, van ziekmeldingen tot klachtenregistratie en audits, van het afhandelen van verbetervoorstellen tot toolbox meetings en FMEA’s.
Nieuwsgierig geworden? “The proof of the pudding is in the eating.” Gebruik onderstaande button om gratis jouw voorbeeldformulier of checklist te uploaden. Wij zullen ‘m digitaliseren en het resultaat met je delen. Waar mogelijk voorzien we het voorbeeld ook van een heldere rapportage en bijbehorende workflow.
Ontdek hieronder 10 voordelen van het gebruik van digitale checklist software in jouw organisatie:
#1 Voltooiing van taken snel verifiëren
Met digitale checklists kunnen medewerkers snel en gemakkelijk de voortgang van bepaalde werkzaamheden controleren en rapporteren. Dit bespaart tijd en vermindert de noodzaak van tijdrovende follow-up telefoontjes, e-mails of verzoeken om projectstatus updates.
#2 Zorg voor naleving van de vereiste normen en regelgeving
Bedrijfsprocedures en industriestandaarden moeten worden nageleefd om de veiligheid, regelgeving en klanttevredenheid te waarborgen. Digitale checklists bieden hier een praktische oplossing voor, door middel van een direct en overal toegankelijke lijst met stappen die moeten worden voltooid, bijvoorbeeld via tablet of smartphone.
#3 Tijd besparen en processen versnellen
Digitale checklists maken het mogelijk om een efficiëntere workflow te creëren. Medewerkers hoeven geen tijd te verspillen aan het vinden van en werken met papieren checklists, waardoor ze zich kunnen concentreren op het uitvoeren van taken en het voltooien van projecten. Dit versnelt ook de uitvoering van processen en verhoogt de productiviteit.
#4 Bewust bekwaam blijven
.png?width=390&height=391&name=bewust-bekwaam%20(1).png)
Blijf bewust bekwaam met digitale checklists! Zorg ervoor dat collega’s altijd over de juiste vaardigheden en kennis beschikken om taken uit te voeren. Met visuele hulpmiddelen en controlepunten, zorgen digitale checklists ervoor dat je team begrijpt wat er moet gebeuren en hoe ze elke stap correct moeten uitvoeren.
#5 Data wordt bij de bron gevangen
Met behulp van digitale checklists kunnen gegevens op de juiste manier worden vastgelegd, op het moment dat ze worden gegenereerd. Het vastleggen van gegevens bij de bron helpt bij het creëren van betrouwbare en nauwkeurige informatie, die in de toekomst kan worden gebruikt om de prestaties van de organisatie te analyseren en te verbeteren.
Bovendien kunnen deze gegevens eenvoudig worden geëxporteerd naar andere tools, zoals rapporten in PowerBI, waardoor het gemakkelijk wordt om informatie te delen en te gebruiken om organisatorische beslissingen te nemen.
#6 Altijd up-to-date met notificaties
Automatische notificaties kunnen worden gebruikt om de verantwoordelijke collega onmiddellijk op de hoogte te stellen wanneer een taak is voltooid, zodat de workflow zonder vertraging kan doorgaan. Bovendien kunnen deze notificaties worden gebruikt om herinneringen te sturen aan medewerkers die bepaalde taken nog moeten uitvoeren en om snel in te grijpen als er problemen zijn, zodat het project op schema blijft.
#7 Stabiliseer (onbedoelde) menselijke variaties
Digitale checklists verminderen fouten in kritieke situaties en zorgen voor een veiligere werkomgeving en betere naleving van voorschriften. Ze zorgen voor de juiste volgorde van taken en voorkomen het overslaan of verkeerd uitvoeren van taken. Dit stabiliseert menselijke variaties en zorgt voor een uniforme uitvoering van taken. Bij fouten bieden digitale checklists de mogelijkheid om de oorzaak op te sporen en acties te ondernemen.
#8 Verbeterde (en snellere) auditprocessen
Met digitale checklist software kan jouw organisatie de auditprocessen aanzienlijk verbeteren. Door de software kunnen auditoren efficiënter en effectiever werken, waardoor audits sneller en nauwkeuriger worden afgehandeld.
Door de checklists digitaal te maken, hebben auditoren gemakkelijk toegang tot de vereiste documenten en formulieren, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van informatie en meer tijd kunnen besteden aan het uitvoeren van de audit.
Dit zorgt ervoor dat jouw organisatie snel inzicht krijgt in de auditresultaten en mogelijke verbeterpunten kan identificeren en aanpakken. Zo kan jouw organisatie zich richten op het continu verbeteren van processen en het behalen van doelen.
#9 Leren en verbeteren
Digitale checklists bieden de mogelijkheid om continu te leren en verbeteren. Door het vastleggen van data met behulp van slimme software en rapportages, kunnen trends en patronen worden geanalyseerd. Zo kunnen verbeterpunten worden geïdentificeerd en kan de organisatie hierop inspelen door processen aan te passen en te optimaliseren. Dit zorgt ervoor dat de organisatie steeds beter presteert en dat de medewerkers steeds slimmer werken
#10 Eenvoudig te integreren in je Comm’ant management systeem
Onze digitale checklist software wordt naadloos geïntegreerd met jouw Comm’ant proces- en kwaliteitsmanagementsysteem. Hierdoor worden de digitale checklists niet alleen onderdeel van de dagelijkse workflows, maar ook van het grotere geheel van kwaliteits- en procesmanagement in jouw organisatie.
Door de checklists op te nemen in het managementsysteem, kunnen ze gemakkelijk worden gekoppeld aan andere processen en activiteiten, waardoor een compleet overzicht van de prestaties van jouw organisatie ontstaat. Dit stelt je in staat om snel te zien waar mogelijke problemen of verbeterpunten liggen en hierop actie te ondernemen. Zo dragen de digitale checklists bij aan het continu verbeteren van jouw organisatie en het behalen van de gestelde doelen.
Tot slot: een hoger niveau met digitale checklists
Met digitale checklists is het mogelijk om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.
Door de workflow van medewerkers te verbeteren, kunnen organisaties profiteren van talloze voordelen. Je bespaart tijd en versnelt processen, terwijl je ook voldoet aan vereiste normen en regelgeving. Je legt gegevens bij de bron vast, signaleert fouten in real-time waardoor je kritieke risico’s verkleint.
Comm'ant biedt slimme software, waarmee je snel en gemakkelijk formulieren kunt ontwerpen voor uiteenlopende toepassingen. Geef jouw organisatie een boost en transformeer van gedoe naar gemak, terwijl je de productiviteit van jouw werknemers verhoogt.
Nieuwsgierig geworden? “The proof of the pudding is in the eating.” Gebruik onderstaande button om gratis jouw voorbeeldformulier of checklist te uploaden. Wij zullen ‘m digitaliseren en het resultaat met je delen. Waar mogelijk voorzien we het voorbeeld ook van een heldere rapportage en bijbehorende workflow.